Сопроводительные документы на товар в аптеке

Приемочный контроль в аптеке: сопроводительные документы

.

Аптека представлена специализированным торговым учреждением, продающим лекарственные препараты и оборудование для лечения и профилактики разных заболеваний. Заниматься данной деятельностью могут только компании, обладающие лицензией на продажу специализированных лекарственных средств. При получении партий лекарств обязательно осуществляется в аптеке приемочный контроль.

Процедура выполняется специальной комиссией, а также сопровождается внесением выявленных сведений в специальный журнал учета. Приемочный контроль в аптеке должен грамотно организовываться владельцем данной торговой организации. Процедура проверки выполняется по разным параметрам:

1. количество принимаемых единиц изделий;
2. условия, при которых осуществляется хранение полученных товаров;
3. сохранность тары, в которой осуществлялась транспортировка лекарств.
4. ассортимент лекарственных препаратов и специализированного оборудования;
5. качество таблеток и сиропов;

Контроль обладает значительными отличиями от непосредственной приемки товаров.

Основной целью применения приемочного контроля в аптеке выступает обнаружение разных контрафактных или недоброкачественных лекарств.

С помощью данной процедуры выявляется фальсификат.Процесс реализуется специальной приемочной комиссией, которая формируется на основании приказа руководителя аптеки. В ее состав обычно входят работники данного учреждения, но можно привлекать для этого и сторонних специалистов.

В журнал регистрации приемочного контроля в аптеке вносятся сведения обо всех изученных лекарственных препаратах и оборудовании. Для этого учитываются следующие характеристики товаров:

1. запах, соответствующий составу конкретного препарата;
2. цвет, который должен быть однородным и стойким;
3. внешний вид лекарства;
4. соответствие

Перечень сопроводительных документов при поставке лекарственных средств

При реализации лекарственных препаратов и медицинских изделий аптечная организация должна иметь в наличии сведения о номере и дате государственной регистрации.

Эти документы должны быть заверены подписью и печатью поставщика или продавца с указанием его места нахождения (адреса) и телефона.

Данное требование Правил относится ко всем видам товаров, реализуемых в розничной продаже. В п.п. 71 и 72 данных Правил установлено, что информация о лекарственных препаратах и изделиях медицинского назначения помимо сведений, указанных в п. 11 и 12 Правил, должна содержать сведения о государственной регистрации лекарственного препарата с указанием номера и даты его государственной регистрации.

На основании вышеизложенного, при реализации лекарственных препаратов и медицинских изделий аптечная организация должна иметь в наличии сведения о номере и дате государственной регистрации. В соответствии с требованиями с п.2 ч.1 ст.

46 ФЗ РФ от 12.04.2010 № 61-ФЗ номер регистрационного удостоверения указывается на вторичной упаковке лекарственного препарата, однако сведений о дате государственной регистрации упаковка лекарственного препарата не содержит, следовательно, поставщик должен предоставить аптечной организации указанные сведения. Особые требования установлены для случаев поступления в аптечную организацию медицинских иммунобиологических препаратов.

Так, в соответствии

НТД, регламентирующая порядок получения товара

Стр 2 из 3 — Приказ Минздрава России от 16.07.1997 г № 214 «О контроле качества лекарственных средств, изготовляемых в аптеках»; — Постановление Правительства РФ от 04.11.2006 № 644 «О порядке представления сведений о деятельности, связанной с оборотом наркотических средств и психотропных веществ, их прекурсоров и регистрации операций, связанной с оборотом наркотических средств и психотропных веществ и их прекурсоров.». – приложение № 1 — Постановление Правительства РФ от 09.06.2010 N 419 (ред. от 13.12.2012)

«О представлении сведений о деятельности, связанной с оборотом прекурсоров наркотических средств и психотропных веществ, и регистрации операций, связанных с их оборотом»

— Постановление Госкомстата РФ от 25.12.1998 N 132 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету торговых операций» — Постановление Пленума ВАС РФ от 22.10.1997 N 18 «О некоторых вопросах, связанных с применением Положений Гражданского кодекса Российской Федерации о договоре поставки» Порядок получения товара аптечного ассортимента Товар поступает с пакетом документов, которые поставщик при отгрузке товара выписывает аптечной организации: — расчетные документы – счета, платежные требования; -товарные документы – товарные накладные (ф.

№ Торг-12), товарно-транспортные накладные; протокол согласования цены — налоговые документы – счета – фактуры ; — сопроводительные документы – сертификаты соответствия и другие документы, подтверждающие качество, упаковочный вкладыш (вкладывается в транспортную тару) Товары проверяются на основании сопроводительных документов, по наименованиям, количеству и качеству, в соответствии с техническими условиями, инструкциями о порядке приёмки продукции производственно-технического назначения и товаров народного потребления по качеству и количеству (П-6, П-7), если этот порядок приемки предусмотрен договором. Проверяется маркировка, позволяющая установить завод изготовитель, номера серии, номер анализа, документы, подтверждающие качество товара, и другие сведения.

Сопроводительные документы на товар.

Стр 2 из 5 Обязательные сопроводительные документы: 1.Товарная накладная – является основанием для приемки и оприходовании товара 2.Счет-фактура – для оплаты товара и принятие к налоговому вычету суммы НДС. Регистрируется в бухгалтерии в книге покупок 3.Протокол согласования цен на ЖНВЛП 4.Документы, удостоверяющие качество товара (декларации и сертификаты соответствия) В зависимости от особенности товара прилагается документ, подтверждающий количество товара (упаковочный ярлык) при приемке в упакованном виде. Далее товар принимают по числу единиц и весу нетто на основании упаковочного ярлыка.

После приемки товара по числу единиц и весу нетто ставится штамп приемки формы АП-1 с указанием даты, суммы по цене поступления принятого товара и подписи МОЛ.

Документальный учет реализации товаров. Реализация товаров – это розничный товарооборот аптечной организации. Розничный товарооборот можно разделить на 2 вида: 1.

Реализация товаров населению. 2. Реализация товаров медицинским и прочим организациям.

Структура розничного товарооборота: Реализация ЛП по рецептам.

Особый вид продажи, при котором спрос на лекарственные препараты формируется промежуточными потребителями (медицинскими работниками). Экстемпоральные лекарственные препараты – это лекарственные препараты, изготовленные в аптеке. Учет их ведется в рецептурном журнале.

Готовые лекарственные препараты – это ЛП промышленного производства. Учет их реализации ведется по кассовым документам.

Прием товара в аптеке

Жанна Владимирова, юрист ВОПРОСЫ ПО ПРАВОВОМУ РЕГУЛИРОВАНИЮ, ПО НАЛОГАМ И ОРГАНИЗАЦИИ АПТЕЧНОГО БИЗНЕСА ПРИСЫЛАЙТЕ В РЕДАКЦИЮ НА АДРЕС С ПОМЕТКОЙ «ЮРИДИЧЕСКАЯ КОНСУЛЬТАЦИЯ».

Приемочный контроль заключается в проверке поступающих лекарственных средств на соответствие требованиям по показателям: «Описание», «Упаковка», «Маркировка», а также в проверке правильности оформления расчетных документов (счетов) и сопроводительных документов, включая документы, подтверждающие качество ЛС в соответствии с действующими нормативными документами (в том числе проверяется наличие сертификатов соответствия производителя). В контроль по показателю «Описание» включается проверка внешнего вида, агрегатного состояния, цвета, запаха лекарственного средства.

При проверке по показателю «Упаковка» особое внимание обращается на ее целостность и соответствие физико-химическим свойствам лекарственных средств. При контроле по показателю «Маркировка» проверяется соответствие оформления лекарственных средств действующим требованиям. Этими требованиями являются «Единые правила оформления лекарств, приготовляемых в аптечных учреждениях (предприятиях) различных форм собственности.

Методические указания» (утв. Минздравом РФ 24.07.1997 года). Особое внимание следует обращать на соответствие маркировки первичной, вторичной и групповой упаковки лекарственного средства требованиям документа в области контроля качества, на наличие листовки-вкладыша на русском языке в упаковке (или отдельно в пачке на все количество готовых лекарственных препаратов).

На этикетках упаковки с лекарственными веществами,

Фармация для всех

Поставки товара в фармацевтические учреждения могут осуществляться непосредственно от предприятий изготовителей, от предприятий оптовой торговли лекарственными средствами. Ассортимент, количество и качество, порядок и сроки отгрузки и другие условия поставки определяются договорами поставки (купли-продажи). Договора должны быть составлены в соответствии с требованиями Гражданского Кодекса.

Аптека сама устанавливает организацию приёмки, проверки (согласно приказа Минздрава РФ от 16.07.1997

«О контроле качества лекарственных средств, изготовляемых в аптечных организациях (аптеках)»

, раздел 2 «Приемочный контроль»), регистрации, оплату поступающих товаров с учетом условий поставки и транспортировки. Определяет ответственных за приёмку товара лиц. Порядок и место приемки товара зависит от способа их получения.

Если товары доставляются транспортом поставщика, то приемка по количеству и качеству товаров производится непосредственно в аптеке.

Если аптека сама приезжает за товаром к поставщику, то полная приемка с проверкой количества и качества производится на складе поставщика. Прием товаров отгруженного иногородними поставщиками производится дважды: вначале — экспедитором от транспортной организации, связи по количеству мест и весу брутто (вес с тарой), а затем — в самом предприятии материально-ответственным лицом с полной проверкой их количества и качества.

Для получения товара от транспортной организации или поставщика уполномоченному лицу выдаётся доверенность установленного образца. Доверенность применяется для оформления права лица выступать в качестве доверенного лица организации при получении материальных ценностей. Доверенность в одном экземпляре оформляет бухгалтерия и под роспись выдает получателю.

Подписывает доверенность руководитель и главный бухгалтер. Доверенность выдается с указанием срока действия.

Доверенность на получение товарно-материальных ценностей в порядке плановых поставок может быть выдана на 1 календарный месяц. Поставщик при отгрузке товара выписывает аптечному учреждению: 1.

Бухгалтерия и финансы

Содержание Формы первичных учетных документов, которые используются при приеме, продаже лекарственных средств в аптеках, приведены в Методических рекомендациях «О внутриведомственном первичном учете лекарственных средств и других медицинских товаров в организациях розничной фармацевтической (аптечной) сети всех организационно-правовых форм, расположенных на территории Российской Федерации», утв. Минздравом РФ 14.05.1998 г. № 98/124.

На товаро-сопроводительных документах, которые остаются в аптеке, ставится штамп приема по форме № А-1.1.

Далее эти документы прикладываются к товарному отчету.

Если лекарственные средства поступают в аптеку не в том количестве, которое указано в сопроводительных документах, либо не соответствуют по качеству, то в присутствии представителя поставщика лекарственных средств должен быть составлен акт об установленном расхождении в количестве и качестве при приеме товара по форме № А-1.2. Если по каким-либо причинам представитель не может присутствовать при приеме лекарственных средств, приглашаются представители незаинтересованной стороны, которые обязаны иметь удостоверение по форме № А-1.3. Если лекарственные средства поступили в аптеку без счета поставщика, то оформляется акт о приеме медицинского товара по форме № А-1.4.

При закупке лекарственного растительного сырья у населения заполняется приемная квитанция по форме № А-1.5. После приема лекарственного сырья оно передается на анализ. Если анализ положительный, то это сырье принимается к учету как товар.

При этом составляется акт на перевод в товар лекарственного растительного сырья по форме № А-1.6.

Документальное оформление поступления товара

Лекция №1 Группы: Дата: Тема:«Учет движения товарно-материальных ценностей».

План: 1)Учет поступления товаров в аптечную организацию. 2) Правила приемки товаров. 3) Сопроводительные документы на товар.

4) Документальный учет реализации товаров. 5) Прочие приходные и расходные товарные операции.

1) Учет поступления товаров в аптечную организацию. Поставки товара в фармацевтические учреждения могут осуществляться непосредственно от предприятий изготовителей, от предприятий оптовой торговли лекарственными средствами.

Ассортимент, количество и качество, порядок и сроки отгрузки и другие условия поставки определяются договорами поставки (купли-продажи). Договора должны быть составлены в соответствии с требованиями Гражданского Кодекса.

Факт приемки оформляется штампом приемки или печать аптеки с указанием суммы товара, даты приёмки и подписи мол. Если во время приемки товара выявлены отклонения в количестве или качестве — сообщение поставщику. Оформление акта

«об установленном расхождении в количестве и качестве при приемке товара»

.

Может быть оформлено претензионное письмо и у большой организации ведение карточки учета претензий и недостач. На мол при получении товара оформляется доверенность.

Принятый ао товар регистрируется в документах первичного учета: 1 Книга регистрации поступивших товаров. (номер, номер документа, дата оформления, поставщик, сумма поступившего товара по оптовой и розничной ценам).

Унифицированной формы журнала нет, организация может товар делить на группы или по общей сумме. 2 Товарный отчет (в отчет мол, форма торг 29, в отчет о финхоздеятельности аптеки) 3 ЛП, подлежащие пку разносятся в журналы пку в разделе приход. Товар с ограниченным сроком годности могут заносить в журнал или другие учетные документы.

2) Правила приемки товаров. Аптека сама устанавливает организацию приёмки, проверки (согласно приказа Минздрава РФ от 16.07.1997 №214 «О контроле качества лекарственных средств, изготовляемых в аптечных организациях (аптеках)», раздел

Необходимые сопроводительные документы при поставке лекарственных средств.

Покупатель вправе проверит наличие регистрационного свидетельства на лекарственное средство.Поставка производится с приложением документов: — копия сертификата, заверенная держателем подлинника сертификата, нотариусом или органом по сертификации товаров, выдавшим сертификат; — товарно-сопроводительные документы, оформленные изготовителем или поставщиком (продавцом) и содержащими по каждому наименованию товара сведения о подтверждении его соответствия установленным требованиям (номер сертификата соответствия, срок его действия, орган, выдавший сертификат, или регистрационный номер декларации о соответствии, срок ее действия, наименование изготовителя или поставщика (продавца), принявшего декларацию, и орган, ее зарегистрировавший).

Эти документы должны быть заверены подписью и печатью изготовителя (поставщика, продавца) с указанием его адреса и телефона.При этом, в соответствии с п. 5.7 Приказа Минздрава России от 15.03.2002 № 80 «Об утверждении Отраслевого стандарта «Правила оптовой торговли лекарственными средствами.

Основные положения» сопроводительный документ на лекарственные оформляется, выполненным на защищенном от подделки бланке, и содержит достоверную информацию: — о дате оформления сопроводительного документа; — о наименовании лекарственного средства и номере серии; — о производителе лекарственного средства; — о количестве упаковок; — о номере сертификата на данную серию лекарственных средств; — об органе, выдавшем сертификат; — о поставщике (ИНН, полное наименование поставщика, его местонахождение); — о покупателе (ИНН, полное наименование покупателя, его местонахождение); — о должностном лице, заверяющем сопроводительный документ.Документ заверяется собственноручной подписью должностного лица и печатью или информационным штрих-кодом и печатью.

Приемочный контроль товаров аптечного ассортимента

Приемочный контроль — один из аспектов, который позволяет гарантировать качество товаров аптечного ассортимента. Гарбузова ЛарисаДоцент кафедры Управления и экономики фармации, фармацевтической технологии, фармацевтической химии и фармакогнозии ФГБОУ ВО СЗГМУ им.

И.И. Мечникова Минздрава России, к.фарм.н. О приемочном контроле говорится в приказах Минздрава РФ от 31.08.16: №647н

«Об утверждении Правил надлежащей аптечной практики лекарственных препаратов для медицинского применения»

(далее Пр–647н) и №646н «Об утверждении Правил надлежащей практики хранения и перевозки лекарственных препаратов для медицинского применения» (далее Пр–646н).

В ходе приемочного контроля работники аптеки проверяют, соответствует ли принимаемый товар товаросопроводительной документации по ассортименту, количеству и качеству, соблюдены ли специальные условия хранения (при наличии такого требования, имеются в виду условия транспортировки), а также наличие повреждений транспортной тары. Если тара повреждена, нужно осуществлять приемочный контроль в присутствии компании–поставщика или транспортной компании. Приемочный контроль проводится материально ответственным лицом, при этом должна быть создана приемная комиссия в аптеке.

Если все в порядке, приемочный контроль проводит материально ответственное лицо и заверяет документы подписью, штампом или печатью.

Если выявляется какое–то несоответствие, тогда начинает работать приемная комиссия, она составляет акт претензии поставщику. Все несоответствия нужно прописывать в договоре поставки.

В Пр–647н есть пункт, который говорит о том, что не всегда в присутствии поставщика или транспортной компании должны проводить в аптеке приемочный контроль по количеству мест или количеству товарных единиц. Обычно работники не открывают транспортные упаковки в присутствии водителя, как правило, его отпускают, а затем уже проводят приемочный контроль. В таком случае можно делать на экземпляре товарно–сопроводительной документации поставщика отметку о том, что прием товара шел по количеству мест и товарных единиц без вскрытия транспортной тары.

Учёт поступления товаров в аптеку

Стр 2 из 21 Порядок приема товаров от поставщика. В зависимости от удаленности поставщика различают следующие виды доставки товара: — одногородняя; — иногородняя. Одногородняя осуществляется автомобильным транспортом, а иногородняя осуществляется различными видами транспорта.

Руководитель аптечной организацией должен осуществлять контроль количественных и качественных параметров закупленных товаров аптечного ассортимента, а также сроков их поставки в соответствии с договорами, заключенными в соответствии с требованиями законодательства Российской Федерации.

В процессе приемки товаров аптечного ассортимента, в том числе требующих специальных условий хранения и мер безопасности, осуществляется оценка соответствия принимаемых товаров товаросопроводительной документации по ассортименту, количеству и качеству, соблюдению специальных условий хранения (при наличии такого требования), а также проверка наличия повреждений транспортной тары.

Компетенция аптечной организации по проверке качества поставленных товаров аптечного ассортимента ограничивается визуальным осмотром внешнего вида, проверкой соответствия сопроводительным документам, полноты комплекта сопроводительных документов, в том числе реестра документов, подтверждающих качество товаров аптечного ассортимента. Аптечной организации необходимо учитывать особенности приемки и предпродажной проверки товаров аптечного ассортимента.

Приемка товаров аптечного ассортимента осуществляется материально ответственным лицом. Если товары аптечного ассортимента находятся в транспортной таре без повреждений, то приемка может проводиться по количеству мест или по количеству товарных единиц и маркировке на таре. Если проверка фактического наличия товаров аптечного ассортимента в таре не проводится, то необходимо сделать отметку об этом в сопроводительном документе.