Главная - Таможенное право - Определение сроков хранения документов закон

Определение сроков хранения документов закон


Определение сроков хранения документов закон

Номенклатура дел: сроки хранения документов и статьи


30 Января 2020 в 17:40 Номенклатура дел — сводный перечень наименований документов делопроизводства в организации, с указанием сроков их хранения. Ведение кадрового делопроизводства в любой организации обусловлено требованием законодательства и различной ценностью кадровой информации. Сроки хранения документов по номенклатуре дел определяет архивное законодательство. Связанные статьи Оглавление Если вы обнаружили в тексте ошибку, сообщите нам об этом, выделив ее и нажав Ctrl+Enter

  • (далее — Перечень), определяющий обязательства для всех организаций по срокам хранения документации, включая бухгалтерскую, налоговую и кадровую.
  • , который обязывает сохранять определенную документацию в течение сроков, установленных в нормативных актах.
  • «Основные Правила работы архивов организаций», одобренные решением Коллегии Росархива от 06.02.2002 (носят методический и информативный характер).
  • Трудовой кодекс РФ, статьи ,

Не стоит забывать, о том, что нормативные акты носят рекомендательный характер.

Следует обратить внимание на последние изменения в федеральном законодательстве, внесенные в марте 2016 года в статью 22.1 закона 125-ФЗ, которые устанавливают новые сроки хранения номенклатуры дел в организации — в частности, для приказов по личному составу, созданных после 2003 года, вместо периода 75 лет указан новый срок — 50 лет.

Следует обратить внимание на возникшую в связи с этими изменениями коллизию.

Согласно ст. 3 указанного выше Закона, абсолютно вся информация по личному составу относится к архивным документам, отражающим трудовые отношения работника с работодателем.

Тем не менее, в Перечень, утвержденный приказом № 558, новые изменения не попали. В связи с этим возникли разногласия.

По мнению одних экспертов, срок хранения меняется с 75 до 50 только для документов по номенклатуре дел с установленным периодом хранения 75 лет. По мнению других – новые сроки распространяются на весь архив.

При возникновении

Сроки хранения документов в делопроизводстве: особенности и правила

.

Существуют разные сроки хранения в делопроизводстве документов определенного вида. Некоторые из них относятся к имеющим бессрочную информативную ценность, другие же теряют актуальность достаточно быстро.

Так какие документы и как долго необходимо хранить? Каким способом они должны быть утилизированы? Все это предельно четко прописано в законодательстве.Перечень сроков хранения документов в делопроизводстве: временный (до 10 лет), долгосрочный (свыше 10 лет) и постоянный.

Если говорить о делах долгосрочного и постоянного хранения, то они после своего завершения передаются в специальные отделы сроком на 2 года, а затем поступают в архив.Тип носителя информации (бумажный или электронный) не влияет на период хранения.

Важна та информация, которую он содержит.

Дальнейшее использование того или иного дела определяет специальная экспертиза.

Она классифицирует все документы, обозначает, могут ли они быть использованы в интересах (либо против) науки, государства, общества, отдельных лиц и т. д.Без этой процедуры невозможно обойтись в сфере делопроизводства, будь это госархив, организация или предприятие.Цели экспертизы — определить или изменить срок хранения документа; произвести отбор тех дел, которые подлежат утилизации как уже не несущие ценности или утратившие актуальность; обозначить срок сохранения документов, не имеющих исторической или научной ценности, но обладающих практическим значением.

Также экспертиза должна определить, к какому типу ценности относится прочая документация: политической, научной, хозяйственной, культурной, производственной и т. д.За информацией об укомплектовании, учете, хранении и дальнейшем назначении дел следует обратиться к Закону об архивном деле.Итогом экспертизы должен стать перечень, содержащий 12 разделов документов, появившихся в результате функционирования госструктур, организаций, учреждений и иных компаний.

Особое внимание обратим на бухгалтерские и кадровые дела, рассмотрев условия и сроки хранения документов на предприятиях.

Сроки хранения документов по личному составу: что изменилось?

Ключевые вопросы: Как Федеральный закон изменил сроки хранения документов по личному составу? Какие документы относятся к группе документов по личному составу?

Как теперь следует применять утвержденные Минкультуры России сроки хранения документов? Президент России В.В. Путин 02.03.2016 подписал Федеральный закон № 43-ФЗ

«О внесении изменений в Федеральный закон “Об архивном деле в Российской Федерации”»

(далее – Федеральный закон № 43-ФЗ). Закон вступил в силу 13.03.2016.

1. Изменения, внесенные Федеральным законом № 43-ФЗ, в Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (далее – Федеральный закон № 125-ФЗ), касаются ст. 22

«Сроки временного хранения документов Архивного фонда Российской Федерации до их передачи на постоянное хранение»

: подп. «б» п. 4 этой статьи больше не регламентирует сроки хранения документов по личному составу.

2. Федеральный закон № 125-ФЗ дополнен ст.

22.1

«Сроки временного хранения документов по личному составу»

, где определен новый срок хранения документов по личному составу – 50 лет. Он касается документов, созданных начиная с 2003 г., за исключением документов по личному составу государственных служащих (не гражданских и не муниципальных).

Теперь документы по личному составу условно делятся на три категории.

  1. созданные до 2003 г.

Срок хранения – 75 лет; не изменился;

  1. созданные начиная с 2003 г.

Срок хранения — 50 лет; изменился;

  1. образовавшиеся в связи с прохождением гражданами государственной службы, не являющейся государственной гражданской службой, начиная с 2003 г.

Срок хранения — 75 лет; не изменился.

Наша справка Ранее срок временного хранения таких документов в архивах составлял 75 лет с даты закрытия дела (создания документа) для всех организаций.

Документы по личному составу, созданные до 2003 г.

и начиная с 2003 г., хранятся (части 1, 2 ст. 22.1 Федерального закона № 125-ФЗ):

  1. в государственных органах, органах местного

Определение сроков хранения документов закон

Обычно в состав экспертной комиссии, утверждаемой руководителем, входят специалисты разных структурных подразделений организации, которые могут определить ценность документов и принять решение об уничтожении тех документов, сроки хранения которых истекли.

При ликвидации организации необходимо также создать экспертную комиссию для экспертизы и последующего упорядочивания архивных документов ликвидируемой организации с целью передачи на хранение в соответствующий государственный или муниципальный архив (на основании договора между ликвидационной комиссией и государственным или муниципальным архивом) или уничтожения документов с истекшими сроками хранения.
Если организация не является источником комплектования государственных или муниципальных архивов, то уничтожение бухгалтерских документов производится без согласования с архивными органами.

Если документ был подшит в общее дело, тогда отдельно он не выдается. Как видно, любые документы предприятия должно сдавать в архив.

Это важно, ведь информация о прошлой деятельности или о проводимых операциях может понадобиться в самое неожиданное время. Поэтому документы стоит хранить с учетом всех правил, которые были сформированы в законодательном порядке.

Для хранения документов организация может либо воспользоваться услугами специализированной архивной компании (внеофисное хранение документов), либо создать свой собственный архив.

Право организации на создание архива закреплено в Федеральном законе N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации». Если организация хранит документацию у себя, то для этих целей на фирме должно быть выделено отдельное помещение, которое обычно оборудуется специальными полками или стеллажами.

целевые программы информатизации; ценники, тарифы на продукцию и услуги; уставные документы; реестры владельцев ценных бумаг; годовые бухгалтерские балансы, сметы, планы и отчеты; годовые отчеты в ФСС, ПФ и ИФНС; документы о приватизации;

Новое в хранении документов

Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558 утвержден новый Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (далее – Перечень 2010, новый Перечень). Новый Перечень отличается от Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного Росархивом 06.10.2000 и признанного приказом Росархива от 26.08.2010 № 63 утратившим силу (далее – Перечень 2000), значительно большим – почти вдвое – объемом и, следовательно, бóльшим количеством наименований документов с указанием сроков их хранения. Кроме того, изменились и сроки хранения некоторых документов.

Предлагаем вам краткий обзор новых видов документов, включенных в Перечень 2010, представляющих наибольший интерес для служб документационного обеспечения управления – секретариатов, канцелярий, общих отделов и др.

Структура Перечня изменилась незначительно, осталось прежним количество частей (12), не претерпели существенных изменений и их названия. Следует заметить, что Указания по применению Перечня 2000 состояли из трех разделов: 1. Общие положения. 2. Структура перечня и порядок его применения. 3. Организация проведения и оформления отбора документов на хранение и уничтожение.
В новом Перечне сохранился только раздел «Общие положения» с описанием структуры документа.

Исключение из Указаний раздела 3 вполне понятно, т.к. правила отбора документов на хранение и уничтожение подробно описаны в Основных правилах работы архивов организаций, одобренных решением Коллегии Росархива от 06.02.2002. Во втором разделе Указаний по применению Перечня 2000 содержались подробные разъяснения о порядке применения срока хранения «постоянно» организациями, являющимися источникам комплектования государственных и муниципальных архивов и не являющимися таковыми, В частности, были указаны номера статей с документами постоянного срока

Хранение документов в организации.

Сроки хранения документов организаций

.

Жизнедеятельность ни одной организации, фирмы, предприятия, и даже государства невозможна без налаженного документооборота.

Документы, как и необходимость их перемещения, создания или получения до возврата, окончания срока действия или прикрепления к делу, прочно вошли в жизнь человека с момента появления письменности. Сохранившиеся еще с древнейших времен, они подтверждают документирование разных сфер жизни отдельных личностей или государственных дел.Первыми документами, которые фиксировали жизнь древнерусского государства, были летописи. Они повествовали о договорах, которые заключались между Русью и Византией, отражали исторические события.

Также дипломатические отношения отмечались в грамотах. Помимо этого в них же говорилось о разных соглашениях, преимущественно между купцами. Грамоты в зависимости от цели могли быть судными и указными.Все документы писались на пергаменте, который в то время считался очень дорогим материалом.

Вплоть до окончания периода феодальной раздробленности Руси о понятии делопроизводства как системе было рано говорить.История делопроизводства в Российском государстве состоит из периодов: дореволюционного, советского и постсоветского.Дореволюционное делопроизводство сложилось в XVI — начале XX веков. Данный этап в свою очередь разделяется на несколько периодов:Приказное делопроизводство начало складываться после формирования централизованного Русского государства. Оно велось в избах (приказной, губной, земской) дьяками.

Сама система же сложилась в приказах — центральных учреждениях. Отсюда и идет название периода.

Отличительной особенностью приказного делопроизводства считается появление отдельного “штата” людей, которые занимались подготовкой проектов, наведением справок, организацией хранения бумаг, переписыванием черновиков набело.Коллежское делопроизводство сложилось после реформы центрального управления. В коллегиях стали применять регистрационные книги и организованные архивы.

Федеральный закон от 02.03.2016 № 43 ФЗ: новые сроки хранения документов по личному составу

Фото Ольги Вирич, Кублог Документы по личному составу – это архивные документы, отражающие трудовые отношения работника с работодателем. Федеральным законом от 02.03.2016 № 43‑ФЗ

«О внесении изменений в Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации»

(далее – Федеральный закон № 43‑ФЗ) были установлены сроки временного хранения таких документов.

Каковы эти сроки? В чем отличие временного хранения архивных документов от временного хранения документов Архивного фонда РФ?

Каковы особенности хранения документов в архиве учреждения?

В каком порядке уничтожаются документы в связи с истечением срока их хранения? Как происходит передача документов в государственные или муниципальные архивы?

Ответы на эти вопросы вы найдете в представленной статье.

Согласно ст. 3 Федерального закона от 22.10.2004 № 125‑ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (далее – Федеральный закон № 125‑ФЗ) архивный документ – это материальный носитель с зафиксированной на нем информацией, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и подлежит хранению в силу значимости указанных носителя и информации для граждан, общества и государства. Документы Архивного фонда РФ – архивные документы, прошедшие экспертизу ценности документов, поставленные на государственный учет и подлежащие постоянному хранению. На основании ч. 1 ст. 17 Федерального закона № 125‑ФЗ обязанность по обеспечению сохранности архивных документов, в том числе документов по личному составу, распространяется:

  1. на государственные органы;
  2. на организации;
  3. на органы местного самоуправления;
  4. на граждан, занимающихся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица.

Государственные органы, органы местного самоуправления муниципального района, городского округа и внутригородского района обязаны создавать архивы для хранения, комплектования, учета и использования образовавшихся в процессе их деятельности архивных документов (ч.

1 ст. 13 Федерального закона № 125‑ФЗ)

Хранение документов.

Сроки хранения, уничтожение и утилизация первичных учетных документов

Порядок и сроки хранения документов бухгалтерского и налогового учета, кадровых документов Любая организация независимо от видов своей деятельности, объемов производства, численности штата неизбежно сталкивается с требованием законодательства о документальном оформлении финансово-хозяйственных операций, трудовых отношений. Данное требование обусловлено не только необходимостью упорядочить производственный процесс, но и необходимостью осуществления государственного контроля за деятельностью хозяйствующих субъектов.

Законодательство устанавливает определенные требования к составу, форме документов, которыми оформляется производственный процесс, а также требования к срокам и порядку хранения, уничтожения данных документов.Требования к срокам хранения документов бухгалтерского и налогового учета Законодательство о бухгалтерском и налоговом учете, об архивном деле устанавливает различные требования к срокам хранения документов бухгалтерского и налогового учета и отчетности. Разница в сроках хранения документов обусловлена важностью документа, его необходимостью для ведения бухгалтерского учета, для исчисления и уплаты налогов.

Так, в НК РФ установлен предельный четырехлетний срок хранения документов бухгалтерского и налогового учета, которые необходимы для исчисления и уплаты налогов. Данный срок в соответствии с п.п. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ распространяется и на документы, подтверждающие получение доходов, осуществление расходов (для организаций и индивидуальных предпринимателей), а также уплату (удержание) налогов.
Законодательством о бухгалтерском учете установлен минимальный пятилетний срок хранения данных бухгалтерского учета и отчетности. Иные сроки хранения в зависимости от вида документа устанавливаются законодательством об архивном деле.

Так, согласно ст. 17 Федерального закона от 21.11.96 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее – Закон № 129-ФЗ) организации обязаны хранить первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерскую отчетность

Сроки хранения документов

В статье расскажем, как определить длительность хранения деловых бумаг в компании.

Скачайте таблицу, по которой определите сроки хранения основных бухгалтерских, финансовых и кадровых документов. Ознакомьтесь с важной информацией Используйте в работе Образец от эксперта То, как долго нужно хранить документ, зависит от его типа и вида. Порядок и сроки хранения на государственном уровне установлены:

  1. Налоговым кодексом РФ;
  2. законом «О бухгалтерском учете»;
  3. иными законодательными нормативными актами.
  4. законом «Об архивном деле»;

в делопроизводстве, в том числе кадровом, устанавливают в соответствии с «Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения», утвержденным Приказом Минкультуры РФ от 25 августа 2010 года № 558.

Актуальные корректировки в этот документ вносили в 2016 году. В 2017 году внесли изменения в Федеральный закон «Об архивном деле в РФ» от 22.10.2004 г.

№ 125-ФЗ. Закон дополнили статьей, которая скорректировала сроки хранения документов по личному составу.

Теперь бумаги, которые закрыли до 1 января 2003 года нужно хранить 75 лет, а остальные — 50 лет. Коммерческие предприятия могут следовать «Основным правилам работы архивов и организаций», одобренными решением Росархива от 06.02.2002. Компания может изменять установленные на федеральном уровне сроки хранения документов, но только в сторону увеличения.

Такая потребность может возникнуть, если документ имеет особую важность. Поэтому работодатели могут сами решить, как долго хранить документы.

Локальные нормы нужно закрепить отдельным актом — Положением или Инструкцией по делопроизводству. ★ Учитывайте организационно-правовую форму компании, когда определяете порядок и срок хранения деловых бумаг.

Срок хранения документов ООО устанавливают в соответствии с перечисленными выше регламентами.

Сроки хранения отдельных видов документов

Любая организация работает с некоторыми типовыми документами, которые участвуют в развитии компании.

Чтобы избежать ошибок при хранении и ведении документации, необходимо знать, как правильно это делать. Официальные документы для определения сроков хранения документов выглядят так:

  1. перечень типовых управленческих документов, сформулированный Росархивом 25.08.2010 г., содержащий сроки хранения типовой документации;
  2. федеральные законы.
  3. отраслевые перечни, определяющие сроки хранения документов, которые не отражены в вышеперечисленных;
  4. перечень типовых документов, которые образуются в научно-технической и производственной деятельности компании, который содержит информацию о сроках хранения (утв. Приказом Министерства культуры России от 31.07.2007 г. № 1182);

Если вы не обнаружили нужный документ в списках ведомственных и типовых перечней, то необходимо обратиться к экспертной комиссии (ЭК), которая примет решение в отношении вашей документации, согласно законным основаниям.

Для выявления сроков хранения управленческих документов можно воспользоваться списком типовых управленческих документов, образующихся в процессе деятельности организаций, и перечнем типовых управленческих архивных документов, которые образуются в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления, с указанной информацией о сроках хранения. Управленческие документы могут находиться на хранении:

  1. до замены документа новым.
  2. до минования надобности;
  3. 1 год, 5 лет, 75 лет и на постоянном хранении;

Сроки хранения некоторой документации компания может устанавливать самостоятельно, но они не могут быть меньше 1 года. Также в отдельных случаях устанавливать сроки хранения документации может экспертно-проверочная комиссия.

Она работает с документами коммерческих, государственных, муниципальных организаций. Хранение первичной документации осуществляется на законодательном уровне федеральным законом и налоговым кодексом.

Бухучет инфо

В соответствии с частью 1 статьи 17 Федерального закона от 22.10.2004 N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» организации обязаны обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе документов по личному составу, в течение сроков их хранения, установленных федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, а также перечнями документов, предусмотренными частью 3 статьи 6 и частями 1 и 1.1 статьи 23 данного Федерального закона. К указанным перечням документов относятся: перечни типовых архивных документов с указанием сроков их хранения и инструкции по применению этих перечней, утверждаемые уполномоченным федеральным органом исполнительной власти в сфере архивного дела и делопроизводства (в настоящее время — Росархив, ранее — Минкультуры России):утверждаемые федеральными органами государственной власти, иными государственными органами Российской Федерации перечни документов, образующихся в процессе их деятельности, а также в процессе деятельности подведомственных им организаций, с указанием сроков их хранения.

Данные перечни документов утверждаются по согласованию с Росархивом

    Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения, утв. Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558 Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утв. Приказом Минкультуры России от 31.07.2007 N 1182

Кроме того, для определения сроков хранения управленческих документов за 80-е — первую половину 90-х годов XX в., а также специфической (отраслевой) документации применяется Перечень типовых документов, утв. Главархивом СССР от 15.08.1988 утверждаемые федеральными органами государственной власти, иными государственными органами Российской Федерации перечни документов,

Какой срок хранения документов в архиве организации?

> > 19 апреля 2020 Срок хранения документов в архиве организации напрямую зависит от вида документации.

Одни документы хранятся временно и затем уничтожаются, для других предусмотрены длительные и даже постоянные сроки хранения.

Подробнее в этом разберемся в данной статье. Обязанность по хранению документов в архиве организации и сроки хранения предусмотрены различными законами.

Так, срок хранения для налоговых целей определяет Налоговый кодекс. Для бухгалтерских документов срок закреплен законом «О бухучете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ. Сколько хранить документы по личному составу, указывает закон «Об архивном деле» от 22.10.2004 № 125-ФЗ. Свод сроков хранения также можно найти в приказе Минкультуры России от 25.08.2010 № 558.

О нюансах применения приказа № 558 читайте в статье .

Чтобы вам легче было разобраться со сроками хранения документов в архиве, мы составили укрупненную таблицу по основной документации, которая возникает в процессе работы любой организации.

Вид документа Срок хранения, лет (минимальный) Кадры Документы по личному составу:

  1. созданные до 2003 года

75

  1. созданные с 01.01.2003

50 Эти сроки, в частности, касаются:

  1. приказов по личному составу;
  2. личных дел работников;
  3. трудовых договоров и др.

Иные документы по кадрам (табели, списки, командировочные документы). 1–5 Подробнее об этом см. в статье .