Главная - Гражданство - Образец акта передачи дел в архив

Образец акта передачи дел в архив


Образец акта передачи дел в архив

Акт приема-передачи документов – правила и порядок составления

В ходе хозяйственной деятельности в организации образуется большое количество документов. Каждое должностное лицо в своей работе пользуется определенным пакетом, которые у него хранятся и за которые он отвечает.

Но каждый документ имеет срок хранения. По истечении, которого он подлежит сдаче на хранение.

Также бывают случаи, когда бумаги нужно передать от одного работника к другому, либо переместить из одного структурного подразделения в другое. Содержание

  1. Смена директора, учредителя
  2. Когда он применяется
  3. Оформление передаваемых документов
  4. Назначение и законодательное регулирование использования данного акта
  5. Архивное хранение
  6. Порядок оформления
  7. Увольнение сотрудника
  8. Для бухгалтерского делопроизводства
  9. Нюансы составления для различного вида бумаг
    • Для бухгалтерского делопроизводства
    • Для кадровых документов
    • Учредительные и правоустанавливающие
  10. Особенности процесса в различных ситуациях
    • Архивное хранение
    • Ликвидация, реорганизация, продажа предприятия
    • Смена директора, учредителя
    • Увольнение сотрудника
    • Передаче конкурсному управляющему
  11. Передаче конкурсному управляющему
  12. Для кадровых документов
  13. Правила составления
  14. Учредительные и правоустанавливающие
  15. Структура и содержание
  16. Ликвидация, реорганизация, продажа предприятия

Назначение и законодательное регулирование использования данного акта Скачать бланк и образец Акта приема-передачи документов. При перемещении любых документов должен составляться акт приема – передачи, который фиксирует факт передачи документов от одного работника к другому, либо сдачу в архив на хранение.

Этот документ имеет юридическую силу при наличии всех положенных реквизитов, главными из которых являются подписи сдающей и принимающей стороны, а также комиссии при ее наличии. Законодательство обязывает составлять акт только в нескольких случаях. Основной, это передача товарно-материальных ценностей и бланков строгого учета.

Простой образец акта приема передачи документов

› › В случае приема передачи документов, как правило, составляется соответствующий акт. Готовый пример документа, правила его составления и юридические нюансы – обо всем этом прямо сейчас.

Содержание Документ имеет полную юридическую силу, и несмотря на то, что его роль зачастую кажется чисто формальной, это не совсем так.

Назначение:

  • Документально зафиксировать передачу документов:

полный список всех бумаг;

  1. их количество;
  2. их вид (оригинал, копия, заверенная копия);
  3. принявшая сторона.
  4. дату передачи (иногда и время);
  5. передавшая сторона;
  • Использовать его в качестве основного доказательства при необходимости (чаще всего – в судебных разбирательствах).

Предполагается, что передача бумаг может произойти в любой момент, поэтому он составляется в разных случаях, при передачи:

  • Между 2 юридическими лицами (например, когда пакет документов уходит как сопровождение коммерческого предложения).
  • Между физическим и юридическим лицом.
  • Между 2 частными гражданами.

Однако наиболее распространенный случай связан с обменом бумагами внутри одной компании.

Таких примеров можно привести достаточно много:

  • Наконец, в случае реорганизации компании (слияния ее с другими, объединения отделов и т.п.) также возникает необходимость передать все дела.
  • Один сотрудник переходит на другую позицию и передает дела своему заместителю или новому работнику, пришедшему на его место. Например, передача бухгалтерских, кадровых, административных документов.
  • Банкротство организации – в этих случаях возникает необходимость передачи сразу всех бумаг, для чего составляется большое количество актов, разделенных по группам в соответствии с видами документации.
  • Один сотрудник увольняется, и на его место приходит новый работник, который должен принять все дела. Во избежание утраты документов, ошибок при их передачи и прочих нежелательных ситуаций нужно не только корректно предоставить все бумаги, но и отразить этот факт документально.

Акт сдачи документов в архив

Бесплатная консультация по телефону: +7(499)495-49-41 Содержание В случае приема передачи документов, как правило, составляется соответствующий акт. Готовый пример документа, правила его составления и юридические нюансы – обо всем этом прямо сейчас.Пустой бланк акта о передаче документации (word)Простой образец акта приема передачи документов (word)Образец акта передачи дел при смене директора (word)Документ имеет полную юридическую силу, и несмотря на то, что его роль зачастую кажется чисто формальной, это не совсем так.Назначение:

  • Документально зафиксировать передачу документов:

полный список всех бумаг;

  1. принявшая сторона.
  2. их количество;
  3. дату передачи (иногда и время);
  4. передавшая сторона;
  5. их вид (оригинал, копия, заверенная копия);
  • Использовать его в качестве основного доказательства при необходимости (чаще всего – в судебных разбирательствах).

Предполагается, что передача бумаг может произойти в любой момент, поэтому он составляется в разных случаях, при передачи:

  • Между физическим и юридическим лицом.
  • Между 2 юридическими лицами (например, когда пакет документов уходит как сопровождение коммерческого предложения).
  • Между 2 частными гражданами.

Однако наиболее распространенный случай связан с обменом бумагами внутри одной компании.

Таких примеров можно привести достаточно много:

  • Один сотрудник увольняется, и на его место приходит новый работник, который должен принять все дела. Во избежание утраты документов, ошибок при их передачи и прочих нежелательных ситуаций нужно не только корректно предоставить все бумаги, но и отразить этот факт документально.
  • Банкротство организации – в этих случаях возникает необходимость передачи сразу всех
  • Один сотрудник переходит на другую позицию и передает дела своему заместителю или новому работнику, пришедшему на его место. Например, передача бухгалтерских, кадровых, административных документов.

Отличный секретарь

Нередко на предприятии, в крупной компании, в государственной организации передача дел в архив превращается в целую проблему.

Вроде архив есть, и он укомплектован сотрудниками, а как передать им документы – неизвестно. Если просто вынуть дела из папок и принести – их не принимают.

Между тем, процедура передачи документов в архив описана в нормативных документах.

Надо только как следует изучить их и начать использовать. В этой статье мы постарались наиболее подробно рассказать, как правильно и корректно передавать дела в архив, каковы сроки передачи и порядок оформления этой процедуры. Можно скачать пример описи дел для передачи в архив и образец ее заполнения.

В статье о номенклатуре дел мы уже писали, каковы различия между грудой бумаг непонятного назначенияи архивом.

Нас интересует только архив: строго определенные дела, хранящиеся в нужной последовательности на определённых местах.

Понятно, что как только организация создает свой архив, сразу же появляется много желающих сдать туда старые документы, освободив место на полках и в шкафах.

При этом никто не знает, как это нужно делать. Обычно работников архива не много, и, если они начнут сами правильно оформлять дела, а потом сами же их и принимать, то процедура затянется на долгие годы.

Работники же заниматься оформлением не желают.

Так кто прав? Определяющий нормативный документ в процессе создания архива предприятия и также в дальнейшей работе этого архива–Основныеправила работы архивов организаций, одобренные решением Коллегии Росархива от 06.02.2002. В соответствии с этими правилами и утверждаются внутренние нормативные документы компании.
Речь идет о номенклатуре дел, положении об архиве, правилах передачи дел в архив и других документах.

Как грамотно осуществить сдачу документов в архив организации подробно приведено в п.3.7.25 Основных правил: 3.7.25. Порядок передачи документов в архив организации. Дела постоянного и долговременного хранения, включая документы по личному составу, передаются в архив организации не позднее чем через три года после их завершения в делопроизводстве.

Акт приема передачи документов

Факт передачи документов от одного сотрудника другому оформляется актом приема-передачи документов. Как правильно его составить и заполнить, расскажем в статье. Деятельность любой фирмы и предприятия сопровождается производством большого количества деловых бумаг.

За каждым должностным лицом закреплен свой пакет документации, которым он пользуется в повседневной работе и за хранение которого несет ответственность.

Со временем срок действия деловых бумаг истекает, и они подлежат передаче в архив на хранение. Другая ситуация, при которой может возникнуть необходимость оформления передачи бумаг — перемещение их из одного отдела в другой. Наконец, третья ситуация передачи бумаг — должностное лицо, отвечающее за данный пакет документации, может уволиться или перейти на другую должность.

В таком случае, возникает необходимость оформления передачи бумаг от одного лицу другому.

Во всех перечисленных выше случаях законодательство требует составления акта прием-передачи.

Наличие всех , а именно, подписей лиц, осуществляющих сдачу и прием деловых бумаг и подписей членов комиссии, если таковая будет создана, являются необходимым атрибутами акта, обеспечивающими его юридическую силу.

Требование составления акта не является жестким для всех случаев передачи бумаг. Акт обязателен, если передаются товарно-материальные ценности или бланки строго учета.

В остальных ситуациях акт составляется по обоюдному желанию сторон. Обычно это делается с целью придания данной процедуре юридического статуса.

Читайте также по теме: Ниже перечислены ситуации, в которых необходимо составление акта прием-передачи:

  1. перемещение деловых бумаг внутри организации (из одного подразделения в другое);
  2. передача ;
  3. сдача документов на хранение в архив;
  4. передача деловых бумаг в случае смены организацией делового статуса.
  5. передача пакета деловых бумаг от одного сотрудника другому;

Следует отметить, что приведенный выше перечень не является исчерпывающим.

Акт приема-передачи при смене ответственного за архив

В случае смены сотрудника, который является ответственным за хранение архива, будь то руководитель или заведующий, составление акта приема-передачи документов необходимо проводить в обязательном порядке и в соответствии с установленными формами нормативных документов. В первую очередь нужно , которая будет включать в себя не менее трех человек, одним из которых должен быть представитель службы делопроизводства. Далее представлен образец оформления акта.

Закрытое акционерное общество УТВЕРЖДАЮ «Диадема» Генеральный директор ЗАО «Диадема» А.С. Колбышев АКТ 22.07.2014 22.07.2014 г.

№ 29 г. Норильск В соответствии с приказом ЗАО «Диадема» от 17.07.2014 г.

№ 14 Малькова Р.С. передала, а Смирницкая А.Ю. приняла в присутствии комиссии, образованной на основании данного приказа, в составе председателя Чернова Г.А.

и членов Ященко С.Е., Кирилловой И.В., Румянцевой Н.Х. документы архива за 2007-2012 годы и справочный аппарат к ним. № п/пНазвание и № описиКол-во экземпляров описиКол-во принятых делКол-во ед.

хр. страхового фондаПримечание 1 2 3 4 5 6 1 Опись № 1 дел постоянного хранения за 2007—2011 годы 1 39 — 2 Опись № 1 дел постоянного хранения за 2012 год 1 12 — 3 Опись дел № 2 по личному составу за 2007—2011 годы 1 31 — 4 Опись дел № 2 по личному составу за 2012 год 1 23 — Итого принято 105 (сто пять) дело и 2 (две) описи по одному экземпляру.

Наряду с этим передаются:

  1. дело фонда;
  2. печать «Архив».
  3. журнал учета выдачи дел из архива во временное пользование;
  4. журнал учета поступающих и выбывающих документов (имеет электронный вид);

Общая площадь архива – 54,3 кв.м.

Документы и описи находятся в удовлетворительном состоянии.
Оборудование и инвентарь – наличие и состояние:

  1. порошковый огнетушитель ОП-4 (3) -АВСЕ-01 – количество 3 (три) шт.,
  2. стеллаж металлический – количество 7 (семь) шт.;
  3. стеллаж комбинированный – количество 5 (пять) шт.;

Форма акта приема-передачи дел при смене руководителя архива организации (лица, ответственного за архив)

→ → → Тематика документа: Файл текстовой версии: 5,0 кб Поделиться: Утвержден постановлением Минюста от 24.05.2012 N 143 Наименование организации УТВЕРЖДАЮ Наименование архива _________________________ АКТ (наименование должности __________ N ____________ _________________________ Место составления руководителя организации) приема-передачи документов и Подпись Расшифровка дел при смене руководителя подписи архива организации (лица, ответственного за архив) Дата Основание: ________________________________________________________________ (название, дата и индекс правового акта) Составлен комиссией: Председатель ______________________________________________________________ (наименование должности, инициалы, фамилия) Члены комиссии: 1.

Помещение архива находится в удовлетворительном состоянии.

________________________________________________________ (наименование должности, инициалы, фамилия) 2.

________________________________________________________ Присутствовали: 1. ________________________________________________________ (наименование должности, инициалы, фамилия) 2. ________________________________________________________ _____________________________ передал, а ___________________________ принял (инициалы, фамилия) (инициалы, фамилия) документы архива, страховые копии документов и научно-справочный аппарат к ним за ________________ годы.

————————————————————————— ¦ N ¦ Название и ¦Количество ¦ Количество ¦Количество единиц ¦ ¦ ¦п/п¦ номер описи ¦экземпляров¦ документов ¦ хранения ¦Примечание¦ ¦ ¦ ¦ описи ¦ и дел ¦ страхового фонда ¦ ¦ +—+—————+————+————+——————+———-+ ¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦ +—+—————+————+————+——————+———-+ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ —-+—————+————+————+——————+————

Акт приёма-передачи документов

25021 Оформление акта приема-передачи документов не является строго обязательной процедурой. Однако в некоторых случаях передача документов между контрагентами сопровождается его подписанием.

Акт приема-передачи документов имеет юридическое значение, поэтому при возникновении каких-либо спорных ситуаций и разногласий между подписавшими его сторонами он имеет доказательную силу и может быть использован в суде. Акт приема-передачи документов создается и внутри предприятий – например, при передаче кадровой, бухгалтерской и пр.

документации при смене сотрудников. В этом случае документы должны пройти предварительную проверку на их содержание и полноту, чтобы впоследствии принимающий документы работник не столкнулся с неожиданными неприятностями.

ФАЙЛЫ Унифицированного стандартного образца по заполнению данного документа нет, поэтому предприятия и организации вправе самостоятельно разработать его шаблон или же оформлять документ в свободной форме.

Заполнять его можно как в простом письменном виде, так и печатать на компьютере.

Оформляется акт приема-передачи документов на обычном листе А4 формата в двух экземплярах – по одному для каждой из заинтересованных сторон.

При этом каждая копия должна иметь подписи руководителей организаций или уполномоченных на это лиц. При необходимости документ можно заверить печатью, но это необязательно, т.к.

с 2016 года юридические лица имеют право не использовать в своей деятельности печати и штампы.

Также акт должен содержать определенный перечень обязательный сведений. В частности здесь должна быть указана информация о сторонах, между которыми фиксируется факт передачи документов, а также полный список передаваемых документов с их четким наименованием и количеством. Если передаются оригиналы документов – это следует обязательно указать в акте (в случае их утраты, претензии будут предъявлены той стороне, на руках у которой они были на момент востребования), если же копии, то они должны быть заверены передающей стороной.

Также следует учесть, что в случае передачи оригиналов документов, передающая сторона должна обзавестись их копиями.

Акт передачи архивных дел и описей в архивохранилище. Форма № 20

→ → → Тематика документа: Файл текстовой версии: 4,6 кб Поделиться: Утвержден приказом Минобороны от 15.02.2002 N 3 Форма 20 По книге учета форма 19 Проведено за N ______ _______________________ (фамилия и подпись) «___» _________ 20__ г.

АКТ передачи архивных дел и описей в _____________ архивохранилище _______________________ отдела ____________________________________________________________________ (наименование архива, воинской части, организации, сдающих дела) «____» _____________ 20__ г. ——————————————————————— ¦N ¦Номер¦Номер¦Гриф ¦Коли- ¦Количество¦Количество дел ¦Приме-¦ ¦п/п¦фонда¦описи¦секрет-¦чество¦листов +——————+чание ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ности ¦эк- ¦описи ¦совершенно¦несек-¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦описи ¦земп- ¦во всех ¦секретных,¦ретных¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ляров ¦экземп- ¦секретных ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦описи ¦лярах ¦ ¦ ¦ ¦ +—+——+——+——-+——+———-+———-+——+——+ ¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦ 7 ¦ 8 ¦ 9 ¦ +—+——+——+——-+——+———-+———-+——+——+ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ +—+——+——+——-+——+———-+———-+——+——+ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ +—+——+——+——-+——+———-+———-+——+——+ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ —-+——+——+——-+——+———-+———-+——+——- Итого дел Всего ____________________ дел и описи на них в _______ экземплярах (цифрами и прописью) Начальник отделения учета и комплектования ___________________________________________________ (подпись и инициалы, фамилия) Приняли: начальник ______________ архивохранилища ___________ отдела ____________________________________________________________________ (подпись, инициалы, фамилия) хранитель фондов _________________________________________________ (подпись, фамилия) Указания по составлению акта 1. В Центральном архиве акт является первичным учетным документом на принятые дела и описи на них.

2. Акты на сдаваемые дела и описи на них составляются в отделе

Акт передачи в архив дел (документов)

Город Брянск Дело №А09-5893/201918 июля 2020 годаРезолютивная часть решения объявлена 11.07.2020.Решение в полном объёме изготовлено 18.07.2020.Арбитражный суд Брянской области в составе судьи Супроненко В. А., приучастии в судебном заседании:от должника: Снурникова Е. Ю. — представитель(доверенность от 10.06.2019),от иных участников процесса: не явились, извещены,при ведении протокола судебного заседания помощником судьи Кошелевой М.Ю.,рассмотрел в открытом судебном заседании заявление Процкой Натальи Ивановны опризнании себя несостоятельным должником (банкротом).СудУстановил:Процкая Наталья Ивановна (ИНН 325206681579) (далее по тексту –заявитель, должник) 13.06.2020 обратилась в Арбитражный суд Брянской области сзаявлением, в котором просит:- признать Процкую Наталью Ивановну несостоятельным должником(банкротом),- утвердить финансовым управляющим должника из числа членов НПССОПАУ «АЛЬЯНС УПРАВЛЯЮЩИХ» (350000, г.Краснодар, ул.Северная, д.309).Определением Арбитражного суда Брянской области от 19.06.2020 заявлениео признании должника банкротом принято к производству суда.Лица, участвующие в деле, о времени и месте слушания дела извещенынадлежащим образом, в том числе публично, путём размещения информации овремени и месте судебного заседания на интернет-сайтах Арбитражного судаА09-5893/2020 2Брянской области (http://bryansk.arbitr.ru/) и Верховного Суда Российской Федерации(http://vsrf.ru/).Процессуальные права и обязанности разъяснены, отводы не заявлены.В настоящем судебном заседании рассматривается обоснованность заявлениягражданина о признании его банкротом.Изучив и оценив представленные суду документы, а также объяснениядолжника с позиций статьи 71 Арбитражного процессуального кодекса РоссийскойФедерации, с учётом положений статьи 25 Гражданского кодекса РоссийскойФедерации, статей 1, 2, 6, 8, 32, 33, 37, 38, 45, 48, 53, 213.1-213.32 Федеральногозакона «О несостоятельности (банкротстве)», статей 167, 169-170, 223 Арбитражногопроцессуального кодекса Российской

Акт приема-передачи при смене ответственного за архив

Помещено в тему: Акт приема-передачи документов при смене ответственного за архив (руководителя архива или заведующего) составляется по установленной нормативным документов форме.

Но сначала необходимо , куда необходимо включить не менее 3-х членов комиссии, в том числе обязательно представителя службы делопроизводства.

Посмотрите образец оформления данного вида акта.

Закрытое акционерное общество УТВЕРЖДАЮ «Милашка» Генеральный директор ЗАО «Милашка» В.Д. Болдашкин АКТ 02.11.2012 02.11.2012 № 1 г.

Краснодар 1 Опись № 1 дел постоянного хранения за 2006—2008 годы 1 42 — 2 Опись № 1 дел постоянного хранения за 2009 год 1 23 — 3 Опись дел № 2 по личному составу за 2006—2008 годы 1 29 — 4 Опись дел № 2 по личному составу за 2009 год 1 16 — Итого принято 110 (сто десять) дел и 2 (две) описи в одном экземпляре.

Состояние документов и описей удовлетворительное.

Одновременно передаются:

  1. журнал учета выдачи дел из архива во временное пользование;
  2. дело фонда,
  3. книга учета поступления и выбытия документов (ведется в электронном виде);
  4. металлическая печать «Архив».

Состояние помещения архива площадью 32,8 кв.

м удовлетворительное. Наличие и состояние оборудования и инвентаря:

  1. стеллажи металлические в количестве 8 (восьми) шт.;
  2. 2 (два) порошковых огнетушителя ОП-4 (3) -АВСЕ-01,
  3. машина электрическая сверлильная МЭС-300Э (электродрель),
  4. стеллажи комбинированные в количестве 3 (трех) шт.;
  5. гигрометр психрометрический ВИТ-2.

Помещение оборудовано пожароохранной и охранной сигнализацией.

Оборудование и инвентарь в удовлетворительном состоянии. Передала О.Г. Стефаницкая Приняла С.Н.

Черкинзон Председатель комиссии Л.Б. Богомолова Члены комиссии М.С. Олешко В.И. Якина Передаваемые документы (точнее имеющиеся в архиве описи документов) перечисляют в табличной форме.

Страхового фонда в обычной организации просто нет, поэтому ставят прочерки в соответствующей графе.

Образец акта приема-передачи документов в архив, порядок действий

> > > Ведение бухгалтерского учета напрямую связано с . Любая хозяйственная операция подтверждается документально.

Соответственно ворох бумаг бесконечно растет и заполняет свободное пространство кабинета. Как правильно подготовить документацию к сдаче в архив, какие данные должен содержать акт приема-передачи документов в архив и зачем это нужно?

Эта статья поможет разложить все по полочкам и упорядочить действия сдающей стороны.Содержание:За рабочий год на предприятиях накапливается огромное количество различных документов, по которым завершилось . У каждого первичного документа есть свой срок хранения, например, документы на сотрудников предприятия хранятся 75 лет, некоторая первичная бухгалтерская документация хранятся 5 и более лет, а проектная документация 20 лет.Когда нужно сдавать :

  1. В случае отсутствия места для их хранения
  2. При изменении юридического статуса организации (реорганизация, ликвидация, продажа)
  3. В случае перемещения внутри организации
  4. При создании на предприятии электронного архива

Одной из функций предприятия является сохранность документов в течение указанного срока.

Учет срока хранения начинается с начала следующего года, т.е. начало хранения накладной, датированной 05 августом 2017 года будет исчисляться с 01.01.2018 года.Дела группируются по срокам следующим образом:

  1. временное хранение
  2. предназначенные к уничтожению
  3. постоянное хранение

Для того, чтоб работники архива приняли ваши документы, их необходимо верно оформить.Ниже представлено несколько правил, которые помогут подготовить дела в соответствии с требованиями., можно группировать по следующим признакам:

  1. хронология
  2. дата
  3. географический признак
  4. алфавит
  5. номенклатура

Перечень

Инструкция по подготовке и передаче документов в архив

В статье будет рассмотрен один из важнейших локальных нормативных актов по хранению документов – инструкция по подготовке и передаче дел в архив организации.

Эта инструкция в равной степени необходима как сотрудникам структурных подразделений, так и работникам службы ДОУ. Первым – потому, что является пошаговым руководством по обработке документов при подготовке их к хранению, а вторым – потому, что возлагает указанные обязанности на подразделения организации и дает право требовать от них передачи в архив корректно скомпонованных и оформленных дел.

Образец инструкции приводится в статье.

Поскольку унифицированной и обязательной для всех организаций формы инструкции по подготовке и передаче документов в архив организации не существует, каждая компания разрабатывает ее самостоятельно, исходя из собственных традиций и потребностей в хранении документов. В качестве основы для разработки инструкции используются Основные правила работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива 06.02.2002, далее в статье – «Основные правила»).

Рассматриваемая инструкция проходит обычный путь локального нормативного акта: работник архива разрабатывает ее проект, который согласуется с заинтересованными должностными лицами и утверждается руководителем организации. Все структурные подразделения должны получить копию инструкции.

Приведем образец инструкции по подготовке и передаче документов в архив обычной негосударственной организации.

После примера прокомментируем положения инструкции, касающиеся вопросов приема в архив документов с небольшими сроками хранения, а также хранения и уничтожения электронных документов.