Номенклатура дел 2023

Как заполнить форму номенклатуры дел бюджетной организации

Ни дня без инструкций × Ни дня без инструкций

Сервисы:

Образец номенклатуры дел организации на 2023 год — это шаблон документа, который определяет предельные сроки хранения дел и бумаг. В статье расскажем, что такое номенклатура дел организации, кто обязан утвердить этот документ и как правильно его составить. Актуальный образец приказа и сводной номенклатуры дел доступен для скачивания. 2 сентября 2023 Автор: Евдокимова Наталья Номенклатура дел организации — это специальный перечень дел (форм, бланков, кадровой документации), заводимых в учреждении в процессе его деятельности, составленный по определенной структуре, в которой указываются сроки хранения документации.

Данный вопрос регламентирован в законе № 125-ФЗ от 22.10.2004 и основных правилах работы госархивов (06.02.2002).

Если говорить простыми словами, то номенклатура дел — это систематизированная опись документации (отчетов, приказов, табелей, выписок, справок и прочих бумаг), которые образуются в деятельности организации.

Отметим, что организационно-правовая форма, вид деятельности и структура учреждения напрямую влияют на состав необходимой документации. Актуальный образец номенклатуры дел на 2023 год с новыми сроками хранения приведен в самом конце статьи. Его можно скачать бесплатно и без регистрации.

Определим на примере. Допустим, номенклатура дел образовательной организации, будь то средняя школа, детский сад или вуз, будет существенно отличаться от аналогичной формы банка или другой компании. Разрабатывая номенклатуру дел, следует руководствоваться: Положением о создании организации либо Уставом. Положением обо всех структурных подразделениях субъекта.

Штатным расписанием на текущий год. Номенклатурой дел прошлых лет.

Описями дел постоянного или временного хранения (более 10 лет). Регистрационными формами учреждения.

Типовыми, а также ведомственными перечнями бумаг с указанием

Номенклатура дел: сроки хранения документов

Каковы сроки хранения документов по номенклатуре дел? Составили для вас полезные таблицы по срокам и типам Термин «номенклатура дел» для кадровых специалистов означает систематизированный перечень всех дел, созданных в процессе работы организации. При составлении номенклатуры соблюдается такой порядок:

1. Оригиналы документов, передаваемых в архив, сортируются по годам и подшиваются в календарном порядке, с учетом нумерации. Максимальный размер тома дела – 250 документов (либо 4 см). Как только он достигнут – заводится новый том. На обложке пишут: точное название предприятия (и структурного подразделения при необходимости), номер и наименование дела, срок хранения.
2. В начале экспертно-проверочная комиссия предприятия согласовывает передачу дел в архив. Они изучают все документы и определяют, какие из них переходят на хранение.
3. Руководитель организации утверждает номенклатуру дел. Она также имеет собственный срок хранения – 75 лет. Назначается ответственный сотрудник. Его обязанности фиксируются в должностной инструкции.

► Каждый документ, создающийся во время деятельности любой организации, имеет свои длительность действия и срок хранения.

Они зависят от содержания и устанавливаются нормативными актами.

Основной из них — «Перечень архивных документов.» утвержденный приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558. Кроме того, существуют иные типовые и ведомственные нормативы – к примеру, «Основные правила работы архивов организаций», одобренные решением Коллегии Росархива от 06.02.2002 г.

(Этот акт имеет не обязательный, а рекомендованный характер.) Кроме того, некоторые сроки напрямую установлены в Трудовом кодексе (ст.

230) и федеральных законах от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» и от 18.06.2017 № 127-ФЗ. Чтобы быстро найти нужный документ о сотруднике и его работе в компании, кадровики заводят личные дела.

При этом забывают, что в личном деле можно хранить далеко не все документы, которые связаны с сотрудником и его работой.

Номенклатура дел: сроки хранения документов и статьи

30 Января 2023 в 17:40 Номенклатура дел — сводный перечень наименований документов делопроизводства в организации, с указанием сроков их хранения.

Ведение кадрового делопроизводства в любой организации обусловлено требованием законодательства и различной ценностью кадровой информации. Сроки хранения документов по номенклатуре дел определяет архивное законодательство. Связанные статьи Оглавление Если вы обнаружили в тексте ошибку, сообщите нам об этом, выделив ее и нажав Ctrl+Enter

• , который обязывает сохранять определенную документацию в течение сроков, установленных в нормативных актах.
• (далее — Перечень), определяющий обязательства для всех организаций по срокам хранения документации, включая бухгалтерскую, налоговую и кадровую.
• «Основные Правила работы архивов организаций», одобренные решением Коллегии Росархива от 06.02.2002 (носят методический и информативный характер).
• Трудовой кодекс РФ, статьи ,

Не стоит забывать, о том, что нормативные акты носят рекомендательный характер.

Следует обратить внимание на последние изменения в федеральном законодательстве, внесенные в марте 2016 года в статью 22.1 закона 125-ФЗ, которые устанавливают новые сроки хранения номенклатуры дел в организации — в частности, для приказов по личному составу, созданных после 2003 года, вместо периода 75 лет указан новый срок — 50 лет.

Следует обратить внимание на возникшую в связи с этими изменениями коллизию.

Согласно ст. 3 указанного выше Закона, абсолютно вся информация по личному составу относится к архивным документам, отражающим трудовые отношения работника с работодателем.

Тем не менее, в Перечень, утвержденный приказом № 558, новые изменения не попали. В связи с этим возникли разногласия.

По мнению одних экспертов, срок хранения меняется с 75 до 50 только для документов по номенклатуре дел с установленным периодом хранения 75 лет. По мнению других – новые сроки распространяются на весь архив. При возникновении

Номенклатура дел организации

22553 Каждая организация в процессе своей работы накапливает огромное количество разнообразных документов.

Для того, чтобы их систематизировать, «разложить по полочкам» существует специальный документ под названием «Номенклатура дел». На сегодняшний день его ведение не является строго обязательным, тем не менее, он имеет определенное распространение. Обычно номенклатура дел используется на крупных предприятиях, имеющих разветвленную структуру, множество подразделений и, как следствие, большой документооборот, небольшие фирмы использует её в зависимости от потребности.

ФАЙЛЫ Все документы и важные бумаги предприятия раскладываются в отдельные папки, в зависимости от темы или структурного подразделения к которому они относятся. Каждая такая папка называется «Дело».

Как правило, оно имеет свой номер и наименование.

Таким образом, документ «Номенклатура дел» позволяет достичь сразу нескольких целей:

1. он учитывает все дела, которые ведутся на предприятии,
2. обеспечивает их сохранность и быстрый поиск при необходимости,
3. определяет правила формирования дел, в зависимости от их сути или хронологии.
4. группирует их в зависимости от типа или принадлежности,

Номенклатура дел часто помогает в тех случаях, когда необходимо провести «фильтрацию» документов на предмет выявления тех, которым пора в архив или на уничтожении в связи с закончившимся периодом хранения.

Дела ликвидированных компаний, правопреемником которых является предприятие, также необходимо включать в номенклатурный перечень.

Номенклатура дел отдела кадров: образец 2023 года

Номенклатура дел отдела кадров включает в себя следующие документы:

• Локальные нормативные акты (например, правила внутреннего трудового распорядка, должностные инструкции)
• Нормативно-правовые акты, приказы и распоряжения по вопросам кадрового обеспечения
• Организационные документы: журнал ознакомления с локальными нормативными актами, журнал учета трудовых договоров, журнал учета приказов по личному составу, штатное расписание, график отпусков. Сюда же относится табель учета использования рабочего времени и расчета заработной платы, приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. А также журнал учета работников, выбывающих в служебные командировки и прибывающих из других организаций в командировки.
• Документы по учету кадров и оформлению трудовых отношений: трудовые договоры, приказы по личному составу, документы по оформлению командировки, личная карточка формы N Т-2 и N Т-2ГС (МС) на каждого работника, трудовые книжки и прочие документы.

Рекомендуем материалы по теме:

• ;
• ;
• ;
• ;
• .
• ;

В номенклатуре регистрируются все дела, имеющие отношение к деятельности фирмы, невзирая на то, к головному офису они относятся или ее филиалам и представительствам (учредительные бумаги, приказы, должностные инструкции, исходящие и входящие документы и т.п.), сюда же вносятся секретные бумаги, содержащие конфиденциальную информацию или коммерческую тайну. Дела ликвидированных компаний, правопреемником которых является предприятие, также необходимо включать в номенклатурный перечень.

Исключение составляют печатные издания, к которым в числе прочего относятся книги и журналы учета, а также различного рода заявления сотрудников, внутренняя переписка между отделами и т.п.

Номенклатура дел: сроки хранения документов

Абрамсон София Автор PPT.RU 5 января 2023 Номенклатура дел — это документ, при помощи которого в организациях происходит систематизация всех накопившихся в процессе работы дел.

При составлении этого документа необходимо руководствоваться различными нормативными актами.

Правила содержания документации сформулированы в трех основных нормативных актах:

• .
• , утверждающий Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов (в том числе подробную таблицу со списком дел и сроками содержания).
• .

Номенклатура дел (НД) должна быть утверждена еще на начальном этапе функционирования предприятия руководителем после проверки ЭПК.

Аббревиатура ЭПК в номенклатуре дел — это (расшифровка — экспертно-проверочная комиссия) комиссия архива, с которой согласовывается сформированный документ. Когда НД утверждена, приказом руководителя назначается сотрудник, ответственный за формирование и содержание дел. Все его функциональные обязанности оговариваются в должностной инструкции.

Ниже представлена номенклатура дел в ДОУ на 2023 год с новыми сроками хранения.

Документация, образующаяся в организации в ходе ее деятельности, формируется в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел.

На обложке дела следует указывать следующую информацию:

1. номер дела в соответствии с утвержденными правилами;
2. заголовок;
3. наименование организации и структурного подразделения;
4. срок хранения.

При этом в папку вшиваются только оригиналы исполненных и оформленных документов, которые изданы в одном календарном году.

Что такое номенклатура дел кадровой службы

20 Июня 2017 в 16:44 Ведение кадрового документооборота в компаниях осуществляется по-разному, однако в организациях, имеющих немалое количество документов, возникает потребность в их упорядочивании.

Учитывая требования законодательства, определяющего сроки хранения, и обязанность работодателя по соблюдению хранения документов, номенклатура дел становится необходимостью. Связанные статьи Оглавление Если вы обнаружили в тексте ошибку, сообщите нам об этом, выделив ее и нажав Ctrl+Enter Цель создания номенклатуры – установление полного перечня дел, их состава, а также длительность хранения.

В случае отсутствия в организации структурных подразделений в номенклатуре можно отразить направления деятельности.

Номенклатура отдела кадров базируется на следующей законодательной и нормативно-методической базе: КоАП РФ (ст. 13.25) приказ Минкультуры России от 31.03.2015 № 526

«Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях»

(далее — Правила 2015); приказ Минкультуры России от 25.08.2010 № 558 «Об утверждении перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения»; постановление ФКЦБ РФ «Об утверждении положения о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ» от 16.07.2003 № 03-33/пс; перечень типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения (утвержден Главархивом СССР 15.08.1988). в службе кадров организации. Комплекс нормативно-методических документов по документированию кадровой работы в управленческих структурах различных форм собственности, обеспечению

Номенклатура дел: образец

Номенклатура дел необходима в организации для учета, упорядочивания и правильного хранения документации.

В статье расскажем, как её составить и оформить, кто ее утверждает. Скачайте образец с пояснениями.

Ни одно предприятие не может работать без принятия множества всевозможных документов. Их количество растет, со временем в них становится все труднее ориентироваться.

Чтобы в итоге не утонуть во всей этой бумажной массе, ее нужно систематизировать.

Номенклатура дел – это систематизированный перечень, учитывающий все важные документы – учредительные, приказы, исходящие, входящие и т.д. Конечно, каждый ответственный делопроизводитель раскладывает бумаги по соответствующим папкам, сортируя их по темам или по отделам. В итоговом регистре все эти папки фиксируются с обозначением сроков хранения.

Это облегчает их поиск и последующую передачу в архив. К ним относятся:

1. государственные и муниципальные конторы;
2. негосударственные компании в части документов, касающихся госсобственности;
3. негосударственные компании, заключившие договор с госархивом.

И все же, прочим организациям также не помешает упорядочивание документооборота.

Если компания крупная, имеет много отделов, и, соответственно, большое количество бумажной рутины, системное хранение всей этой документации будет полезно, облегчит поиск и упростит процедуру выявления устаревших документов, которым пора отправляться в архив или на уничтожение.

Росархив разработал Методичку к ГОСТу-2016. Правила оформления кадровых документов изменились.

Не забудьте внести эти изменения в Инструкцию по кадровому делопроизводству. Чтобы облегчить вам задачу, эксперты журнала «Справочник кадровика» подготовили образец Инструкции с учетом новой Методички. Номенклатура дел бывает трех видов:

1. Примерная.
2. Типовая. Это стандартный нормативный бланк, подходящий для компаний одного типа и определяющий перечень дел, которые будут описаны.

Номенклатура дел по уточненным правилам

На этот раз у нас было целых два повода для того, чтобы написать статью о номенклатуре дел.

Во-первых, это последние месяцы года – время, официально установленное для того, чтобы составлять, уточнять и утверждать номенклатуру дел на следующий год.

Во-вторых, в конце лета Росархив утвердил Методические рекомендации по применению правил работы архивов (далее – Методические рекомендации). Поэтому в традиционной для ноября-декабря статье о номенклатуре дел поговорим о ней в свете новых рекомендаций.

Методические рекомендации – долгожданный методический документ по архивному делу, который разъясняет положения Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях (далее – Правила 2015) и наконец-то позволяет заслуженно отдыхать Основным правилам работы архивов организаций, которые верно служили российским архивариусам более 15 лет. Номенклатуре дел в Методических рекомендациях посвящен подраздел 1.1.1.

Номенклатура дел – это систематизированный перечень заголовков дел, создаваемых в организации, с указанием сроков их хранения. Рассмотрим определение подробно. Под «систематизированным перечнем заголовков дел» подразумевается список всех дел, создаваемых в организации.

О том, что такое дело и чем оно отличается от документа, мы расскажем далее. Заголовки дел в номенклатуре выстроены в определенной последовательности, которая облегчает поиск нужного дела.

Фраза «создаваемых в организации» означает, что номенклатура дел относится только к той организации, которая ее разработала. В другой организации, даже очень похожей, номенклатура дел будет своя.

Есть исключение – типовая номенклатура дел, но это частный случай, когда вышестоящая организация «спускает» подведомственным готовую номенклатуру для работы. Фраза «с указанием сроков их хранения» означает, что номенклатура представляет собой не просто перечень дел организации,

Таблица номенклатура кадровых дел 2023

» Земельное право Номенклатура дел организации — это специальный перечень дел (форм, бланков, кадровой документации), заводимых в учреждении в процессе его деятельности, составленный по определенной структуре, в которой указываются сроки хранения документации.

Данный вопрос регламентирован в законе № 125-ФЗ от 22.10.2004 и основных правилах работы госархивов (06.02.2002). Если говорить простыми словами, то номенклатура дел — это систематизированная опись документации (отчетов, приказов, табелей, выписок, справок и прочих бумаг), которые образуются в деятельности организации.

Отметим, что организационно-правовая форма, вид деятельности и структура учреждения напрямую влияют на состав необходимой документации. Актуальный образец номенклатуры дел на 2023 год с новыми сроками хранения приведен в самом конце статьи.

Его можно скачать бесплатно и без регистрации.

Определим на примере. Допустим, номенклатура дел образовательной организации, будь то средняя школа, детский сад или вуз, будет существенно отличаться от аналогичной формы банка или другой компании.

Разрабатывая номенклатуру дел, следует руководствоваться:

• Положением о создании организации либо Уставом.
• Положением обо всех структурных подразделениях субъекта.
• Номенклатурой дел прошлых лет.
• Описями дел постоянного или временного хранения (более 10 лет).
• Типовыми, а также ведомственными перечнями бумаг с указанием сроков хранения.
• Штатным расписанием на текущий год.
• Тем, каковы типовые и примерные сроки хранения документов по номенклатуре дел, доведенные вышестоящими министерствами и ведомствами.
• Регистрационными формами учреждения.

Ключевое назначение номенклатуры дел — это систематизировать документооборот в пределах одного субъекта — учреждения. То есть прямое назначение номенклатуры — это сгруппировать всю документацию для облегчения учета, поиска, хранения бумаг, справок и т.

д. Необходимость документа обусловлена решением следующих задач:

Что такое номенклатура дел организации?

Номенклатура дел, предоставляющая возможность упорядочить документы и используемая в процессе работы, крайне важна не только для компаний, в чьи обязанности входит сдача документации в государственный архив, но и для иных предприятий и фирм.

По этой причине целесообразно рассмотреть подробней порядок ее применения и формирования. Номенклатура дел организации — сформированный по утвержденной форме перечень статей хранения документов, которые заводятся компанией либо иным учреждением в период своей занятости с отображением конкретных сроков хранения. Все без исключения документы, которые напрямую связаны с конкретным вопросом либо участком работы компании, по завершению должны быть сгруппированы в дело.

Номенклатура обладает несколькими основными функциями своего использования: • Систематизация документации.

Является планом распределения бумаг после их исполнения в дела, что дает возможность установить систему их хранения в компании.

• Включает сведения о периодах хранения.

Любое дело, которое включено в номенклатуру, обладает персональным сроком хранения.

Благодаря этому осуществляется этап экспертизы ценности документации.

• Фиксация индексации дел, благодаря чему номенклатура применяется во время регистрации документов.

• Наличие справочных показателей во время изучения структуры компании.

• Может послужить учетом дел временного хранения.

Указанный перечень не является исчерпывающим.

Итак, чем руководствуются при формировании и использовании номенклатуры дел? К основной нормативно-методической документации, к которой следует ссылаться, принято относить:

1. основные правила работы архивов компании, который был одобрен коллегией Росархива в феврале 2002 года (обновленный вариант находится на стадии разработки);
2. ;
3. .

Указанный перечень не является исчерпывающим, но при этом включает в себя все необходимые сведения.

Номенклатура дел включает в себя немалое число особенностей, о которых крайне важно знать для исключения вероятность допущения ошибок.

Образец номенклатуры дел организации 2023

Гончарова Наталья Автор PPT.RU 23 октября 2023 Номенклатура дел организации — это регистр, необходимый для упорядочения все имеющихся в ней дел, хранящихся более 10 лет. КонсультантПлюс ПОПРОБУЙТЕ БЕСПЛАТНО Образец сводной номенклатуры дел (НД) организации позволяет упорядочить все дела, которые в ней заводят.

Он отличается строгой систематизацией и соблюдением указанного срока хранения. Такое определение дано в статье 3.4 , одобренных Решением Коллегии Росархива от 06.02.2002.

Мы разберемся, как ее правильно вводить и оформлять. Когда документы хранятся более 10 лет или постоянно, их учет должен быть более строгим и упорядоченным. Систематизировать их и помогает номенклатура.

К ее основным функциям относят:

1. возможность быстро найти нужную бумагу;
2. обеспечение их сохранности;
3. группировку имеющихся документов по разным критериям;
4. индексацию дел.

Применяется она и в архивном делопроизводстве, когда нужно хранить документы менее 10 лет. В зависимости от особенностей документооборота на конкретном предприятии, могут составлять один из нескольких типов НД. Типовая — это нормативный документ.

Ее формы закреплены в приложениях 7 (для организации в целом) и 8 (для структурного подразделения). Сводная НД позволяет объединить данные по отделам в единый регистр.

Скачать эти приложения можно в конце статьи.

Отдел кадров предприятия может заняться составлением и индивидуальной НД. Такое решение рационально, если в силу специфики деятельности перечень документов не вписывается в стандарты. При этом стоит учитывать:

1. отчеты с выявленными недостатками в ведении документооборота.
2. формы номенклатур за прошлые годы;
3. планы развития предприятия;
4. мнение высшего руководства и начальников подразделений;
5. учредительные документы;
6. штатное расписание;

Существуют и примерные НД — это регистры рекомендательного характера.