Главная - Гражданство - Кадровая документация организации обязательная

Кадровая документация организации обязательная


Кадровая документация организации обязательная

Обязательные кадровые документы в организации 2020 года: список и нюансы хранения


Нормы трудового законодательства РФ устанавливают требования к обязательной кадровой документации предприятия в зависимости от его статуса. В 2020 году обязательные кадровые документы в организации должны быть оформлены в ООО и на микропредприятии согласно установленным правилам делопроизводства.ОглавлениеВ этот перечень входят важные инструкции, графики, правила и приказыСогласно актуальным требованиям ТК, в перечень кадровой документации, которую обязаны вести юридические лица, входят:

  1. документы о защите персональных данных;
  2. положение о зарплате, обучении и плановой аттестации специалистов;
  3. книги инструктажа техбезопасности;
  4. штатное расписание компании;
  5. трудовые договоры с каждым штатным работником;
  6. протоколы заседаний;
  7. журнал прохождения обязательных медосмотров;
  8. трудовые книжки и журнал учёта их перемещения;
  9. книга учёта проверок контролирующих ведомство;
  10. правила трудового распорядка внутри компании;
  11. книга актов о несчастных случаях.
  12. должностные инструкции на каждую позицию;
  13. приказы о приёме, переводе, увольнении сотрудника, предоставлении ему отпуска, а также книги учёта таких приказов;
  14. личные карточки на каждого штатного сотрудника (форма Т-2);
  15. табель учёта рабочего времени и выходных дней;
  16. приказы по основной деятельности предприятия;
  17. договоры о материальной ответственности штатного работника;
  18. графики отпускных периодов каждого наёмного сотрудника;

Все приведённые выше распорядительные документы, сопутствующие реализации трудовой деятельности, входят в список обязательных кадровых бумаг, которые должны быть корректно оформлены в ООО.В том случае, если в штат предприятия зачисляется резидент иностранного государства, список обязательных кадровых бумаг дополняется уведомлением о подписании трудового договора с иностранным гражданином.Список обязательных документов микропредприятия уменьшен на несколько пунктов

Что относится к обязательной кадровой документации?

> > 07 декабря 2015 Кадровая документация служит отражением трудовых отношений между работодателем и сотрудниками.

Основные и наиболее часто встречающиеся ее виды будут перечислены в статье. Под кадровым делопроизводством понимается организация порядка формирования документов, регламентирующих трудовые отношения в компании. Кадровым делопроизводством может заниматься как один человек, если штат компании небольшой, так и целый отдел кадровых специалистов в крупных компаниях.

Кадровая документация в компании состоит из:

  1. бланков унифицированных форм;
  2. положений и инструкций, разработанных самой компанией.

Вся кадровая документация визируется руководителем компании или уполномоченным сотрудником. Всю кадровую документацию можно разделить на две группы: 1 группа: документы, которые регулируют взаимоотношения работодателя с каждым сотрудником по отдельности.

2 группа: документация, отражающая трудовые отношения в целом по всей компании. К первой группе можно отнести следующую кадровую документацию:

  1. приказ о приеме на работу (Т-1);
  2. служебное задание (Т-10А);
  3. личную карточку сотрудника (Т-2);
  4. командировочное удостоверение (Т-10);
  5. контракт с сотрудником (ТД-1);
  6. документы о переводе (Т-5);
  7. приказ об оформлении отпуска (Т-6);
  8. трудовую книжку (постановление Правительства РФ «О трудовых книжках» от 16.04.2003 № 225);
  9. приказ о направлении работника в командировку (Т-9);
  10. распорядительный документ, свидетельствующий о поощрении сотрудника (Т-11).
  11. приказ об увольнении (Т-8);

Ко второй группе относятся:

  1. Табель учета рабочего времени (Т-12)
  2. Приказ о поощрении сотрудников (Т-11А).
  3. Распоряжение о командировании работников (Т-9а).
  4. Штатное расписание (Т-3).
  5. Приказ об увольнении нескольких работников (Т-8а).
  6. График отпусков (Т-7).

Каков перечень обязательных документов для отдела кадров?

Ответ на вопрос: Единого перечня документов, которые должны быть в отделе кадров, не существует: в каждой организации он свой. Однако в Трудовом кодексе названы документы, наличие которых в отделе кадров обязательно (например, трудовой договор, график отпусков, локальные нормативные акты).

Читайте о еще больше по ссылке. Следовательно, к обязательным документам отдела кадров относятся: 1.

Трудовой договор. На основании ст.

56 ТК РФ трудовым договором считается соглашение между работодателем и работником, в соответствии с которым работодатель обязуется предоставить работнику работу по обусловленной трудовой функции, своевременно и в полном размере выплачивать заработную плату, а работник обязуется лично выполнять определенную этим соглашением трудовую функцию и соблюдать правила внутреннего трудового распорядка.

2. Трудовые книжки. В силу ст.

66 ТК РФ они являются основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника.

Все работодатели (за исключением работодателей — физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями) обязаны вести трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у них свыше пяти дней, в случае если данная работа является для работника основной.

Напомним, что порядок ведения и хранения трудовых книжек утвержден Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках». При этом, правильность внесения записей в книжки, определена Инструкцией по заполнению трудовых книжек, утвержденной Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 № 69.

3. Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, а также книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. Эти книги должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации, а также скреплены сургучной печатью или опломбированы (п.

41 Правил ведения и хранения трудовых книжек).

4. Штатное расписание и график отпусков.

Обязательность составления графика отпусков не вызывает сомнений, об этом прямо говорится в ст.

Обязательные кадровые документы, формируемые в кадровой службе предприятия

Учет труда и заработной платы в организации ведется на основании первичных документов, формируемых в кадровой службе.

Плохо поставленная работа кадровой службы неминуемо отражается на работе, как бухгалтерии, так и всей организации. Следствием этого является несвоевременность оплаты труда сотрудников, больничных листов, несвоевременная подготовка документов для представления в государственные социальные органы.

В результате происходит снижение финансовых показателей предприятия в целом. Соблюдение норм Трудового кодекса Российской Федерации, правильность оформления кадровой документации контролируют как органы Федеральной инспекции труда (Рострудинспекции), так и органы Федеральной налоговой инспекции.

Государственный инспектор может прийти в офис любой организации независимо от формы собственности и потребовать документы, касающиеся кадрового учета, и иные обязательные и имеющиеся в организации внутрифирменные положения и приказы (Федеральный закон от 8 августа 2001 г.

№ 134-ФЗ

«О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при проведении государственного контроля (надзора)»

).

Документирование деятельности службы кадров охватывает все процессы, относящиеся к оформлению и обработке кадровой документации по установленным правилам, и решает следующие кадровые управленческие задачи: ● организация труда работников; ● заключение трудового договора и прием на работу; ● перевод на другую работу; ● предоставление работникам отпусков; ● поощрение работников; ● наложение на работников дисциплинарных взысканий; ● аттестация работников; ● ведение штатного расписания; ● учет использования рабочего времени; ● привлечение работников к работе в выходные и нерабочие праздничные дни; ● оформление служебных командировок; ● прекращение трудового договора и увольнение с работы. Перечень кадровых документов, которые должны вести организации независимо от формы собственности, приведен в приложении. В нем также указаны нормативные документы, регламентирующие обязанность

Рекомендуем прочесть:  Растоможка авто в россии из сша

Необходимые кадровые документы с нуля для ООО

06 сентября 2017 / / / Кадровые документы с нуля для ООО — это определенный перечень документов, которые должны оформляться на предприятии с момента его создания.

О том, каков этот список, какие бумаги в него входят и как его оформить, расскажем в нашей статье.

Фото: Кадровое делопроизводство — это ведение кадровой документации, т. е. регламентирование и узаконивание трудовых отношений между работником и работодателем.

К кадровому учету принято относить следующее:

  • Оформление и ведение табеля учета рабочего времени.
  • Издание и учет различных распоряжений руководства, например приказов о приеме на работу или увольнении.
  • Оформление и ведение различной документации, содержащей общие сведения, например журналов, реестров.
  • Оформление трудовых соглашений, договоров, приложений к ним.
  • Оформление и учет личных карточек на сотрудников.

Для того чтобы верно начать оформление кадровой документации на предприятии, необходимо прежде всего ознакомиться с иной документацией, которая должна быть на предприятии.

Ведение указанной документации на предприятии поручается отделу кадров или специальному лицу, уполномоченному на то специальным приказом и обладающему особыми познаниями в этой области.
К ней относятся:

  • Заключение, информационные письма органов, осуществляющих контроль за деятельностью ООО.
  • Положения о создании филиалов, подразделений.
  • Решение или протокол о том, что предприятия было создано.
  • Документы, подтверждающие факт регистрации ООО.
  • Устав ООО.
  • Документы, служащие подтверждением того, что указанное ООО имеет в собственности некоторое имущество.
  • Протоколы, решения учредителей (участников) ООО.
  • Перечень аффилированных лиц.

Знакомство с основной документацией даст кадровику представление

Обязательная кадровая документация

Вы здесь Обязательные кадровые документы должны вестись всеми без исключения организациями, независимо от их организационно-правовой формы, сферы деятельности и численности персонала.

Все эти документы либо прямо, либо косвенно названы в Трудовом кодексе. Кадровая документация непременно должна быть у каждого работодателя. Это, в частности, определено в Трудовом кодексе. Например, необходимость иметь трудовые договоры с работниками предусмотрена ст. ст. 56 и 67 ТК РФ, вести трудовые книжки — ст.
66 ТК РФ, создавать правила внутреннего трудового распорядка — ст.

189 ТК РФ. Создание или ведение других кадровых документов может быть предусмотрено также иными законами (в частности, положение о персональных данных — Федеральным законом от 27.07.2006 N 152-ФЗ «О персональных данных» (далее — Закон N 152-ФЗ) или книга учета движения трудовых книжек и вкладышей — Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 «О трудовых книжках»).

Кадровую документацию условно можно разделить на несколько типов. 1. По степени обязательности:

  1. специфические документы — зависящие от специфики конкретного учреждения.
  2. рекомендательные документы — носящие рекомендательный характер;
  3. обязательные документы — для ведения во всех организациях, независимо от сферы деятельности, численности персонала и организационно-правовой формы;

2. По целевой принадлежности:

  1. документы, связанные с осуществлением функций по управлению персоналом и организацией труда.
  2. документы по учету личного состава работников (приказы о приеме на работу, переводе на другую работу, предоставлении отпуска, увольнении, личная карточка работника и др.);

3.

По функциональному назначению:

  1. информационно-расчетные документы — в них содержится информация, на которой базируются расчеты различного характера внутри организации, или документы, служащие для сохранения необходимых для работы сведений (графики, таблицы, расчетные листы и т.д.);
  2. документы, подтверждающие трудовую деятельность работников.
  3. внутренние локальные нормативные акты — определяют общие принципы работы организации и обязательны для исполнения всеми сотрудниками организации, деятельности которых они касаются (положения, инструкции, постановления и др.);

Кадровые документы, которые должны быть в организации

> > 17 апреля 2020 Кадровые документы — которые должны быть в организации, имеющей наемных сотрудников, — включают большой перечень различных наименований, регламентированных Трудовым кодексом РФ: начиная с документа, свидетельствующего о приеме на работу, и заканчивая общими распорядительными предписаниями, касающимися деятельности всей компании. Отсутствие их может иметь для фирмы негативные последствия. Существование документов кадрового учета обусловлено нормами Трудового кодекса РФ.

Например, ст. 56 ТК РФ закрепляет понятие трудового контракта, а ст.

212 обязывает работодателя создать внутренние положения, которые будут регламентировать охрану труда.

Таким образом, необходимость наличия обязательных кадровых документов вытекает из норм ТК РФ. Кроме того, зачастую оформление правильной кадровой документации позволяет уменьшить сумму налога на прибыль, например, многие выплаты в пользу сотрудников могут быть подтверждены коллективным договором. См. материал об обосновании издержек .

Документы, которые должна иметь организация в своем распоряжении, можно разделить на следующие категории:

  1. документы индивидуального характера — регулируют трудовые отношения конкретного физлица и компании;
  2. документы общего назначения — включают информацию широкого диапазона, регламентирующую работу всех сотрудников в целом.

К кадровым документам индивидуального характера относятся:

  1. трудовой контракт (форма ТД-1);

Об оформлении контракта см. в материале .

  1. ;
  2. распорядительный документ о приеме на работу / увольнении (формы Т-1 и Т-8 соответственно);

О применении формы Т-1 см.

в материале . Подробнее о приказе Т-8 см.

в материале .

  1. личная карточка работника (форма Т-2);

Шаблон данной формы можно найти в материале .

  1. приказ, на основании которого осуществляется перевод сотрудника (форма Т-5);

Подробнее о данной форме см.

Документы в ООО которые обязаны быть

Топик этот появился после недавнего разговора с начинающим предпринимателем.

Часа четыре я перечислял по памяти какие регламентирующие документы необходимы быть в организации, что бы не смогли «докопаться» контролирующие органы.

После чего, пообщавшись еще с несколькими знакомыми понял что у многих все эти вопросы пущены на самотек, до поры до времени. Наше государство является самым замечательным государством, в котором разработаны наверное сотни регламентирующих документов, не всегда дружащие друг с другом, но тем не менее, действующие.

Сам лично несколько раз «попадал» на штрафы по незнанию.Зачем нужны эти сотни документов которые, по сути, редко кто читает и без которых на западе прекрасно обходятся — никто не знает, но тем не менее так же никто не отменяет обязанности по их ведению и хранению. Начнем с азов. Учим мат.часть. Рекомендую к прочтению Федеральный Закон «Об ООО» в котором в 50 статье представлен список обязательных к хранению во веки веков документов:

  1. другие документы, наличие которых предусмотрено действующим законодательством.
  2. документ, который подтверждает госрегистрацию фирмы;
  3. правоустанавливающие документы, которые подтверждают наличие имущества у ООО;
  4. протоколы заседаний и собраний разных органов Общества;
  5. положения о представительствах и филиалах ООО;
  6. бумаги, связанные с выпуском ценных бумаг, включая облигации;
  7. протоколы о создании Общества;
  8. перечень аффилированных лиц;
  9. заключения органов контроля;
  10. решения учредителей о создании ООО;

Святая обязанность любой организации — хранение документов.

Кроме проблем с контролирующими органами, можно нажить проблем и с другими коммерческими структурами. Места хранения документации ООО. Из того же закона — в качестве них могут выступать место нахождения его управляющего единоличного органа или другое место, которое известно и доступно участникам Общества.

Перечень кадровых документов, обязательных для организации в 2020 году

Кадровые документы – это достаточно большой перечень бумаг, который должен быть в любой компании или ИП, где есть наемные работники.

То есть гмы можем сами определять где, лишь бы все об этом знали.
Часть из них касается общеорганизационных вопросов по персоналу, другие относятся к вопросам расчета и выплаты зарплат, третьи – к актуальной в настоящее время проблеме защиты персональных данных.

Соответственно и проверять такие кадровые документы организации могут различные государственные структуры, контролирующие тот или и иной «персональный» вопрос: трудовая инспекция, Роскомнадзор и, естественно, ИФНС и фонды. Кто отвечает за кадровые документы организации В небольших компаниях необходимые кадровые документы чаще всего ведет бухгалтер (штатный или приходящий), либо ведение кадровых документов берет на себя сам руководитель – насколько хватит времени и сил. Бухгалтеры, как правило, занимаются этим с нежеланием, либо вовсе спускают «кадровые» вопросы на тормозах.

«Почему бухгалтер не может и не должен вести кадровое делопроизводство»

Между тем при отсутствии того или иного документа кадрового учета возможны претензии со стороны проверяющих и штрафы.

Какие кадровые документы должны присутствовать в ООО?

Разберемся, какие кадровые документы руководителю или собственнику компании необходимо проверить в первую очередь, т.к. они являются обязательными документами ООО. Трудовые договоры. С каждым сотрудником должен быть заключен трудовой договор в письменной форме.

Составить и подписать договор необходимо в течение 3 дней с начала трудовой деятельности. Трудовой договор составляется в 2-х экземплярах, и один из них отдается на руки работнику. В договоре прописываются место работы, должность, оплата, срок договора, продолжительность испытательного срока и т.д.

Все изменения, касающиеся условий труда (например, увеличение зарплаты), фиксируются в дополнительном соглашении к трудовому договору. Важно! С целью экономии на страховых взносах многие заключают не трудовой, а гражданско-правовой договор.

Как показывает

Перечень необходимых кадровых документов

* организация кадровой работы * структура, * задачи * должностные подразделения кадров * нормативные для формирования документооборота отдела кадров

перечень необходимых кадровых документов, виды и разновидности кадровой документации * номенклатура * группировка документов * требования к , придание документам юридической силы * инструкция по кадровому * подготовка дел службы кадров к передаче в архив организации, * ответственность к ведению кадровой документации Основное назначение кадровой документации – придать большую прозрачность трудовым отношениям. Вся система кадровой документации устанавливает определенные правила, при соблюдении которых сотрудникам гарантирована стабильность, а администрации проще управлять персоналом.

Максимально точная регламентация круга прав и обязанностей с помощью кадровых документов отвечает интересам обеих сторон трудовых отношений. В состав локальных нормативных актов, обязательных для каждого работодателя, согласно толкованию норм ТК РФ входят: · Штатное расписание (статья 57 ТК РФ); · Правила внутреннего трудового распорядка (статьи 56, 189, 190 ТК РФ); · Документы, устанавливающие порядок обработки персональных данных работников, их права и обязанности в этой области (статьи 86, 87, 88 ТК РФ); · При сменной работе каждая группа работников должна производить работу в течение установленной продолжительности рабочего времени в соответствии с графиком сменности (статья 103 ТК РФ); · График отпусков (статья 123 ТК РФ); · Правила и инструкции по охране труда. Работодатель обязан обеспечить безопасные условия и охрану труда, правила и инструкции по охране труда должны быть составлены и доведены под роспись до сведения работников (статья 212 ТК РФ).

Эти кадровые документы входят в число тех, которые, прежде всего, проверяют инспекторы федеральной инспекции труда. График сменности Ст. 103 ТК РФ Обязательно при наличии сменной работы Создается в процессе выполнения кадровой службой своих обязанностей по документированию работы с персоналом.

Обязательные кадровые документы для ООО в 2020 годах

  1. /
  2. /

6 января 2020 0 Рейтинг Поделиться Обязательные кадровые документы для ООО в 2020 годах устанавливаются действующим трудовым законодательством, при этом состав пакета зависит от вида организации.

Например, имеющие статус микропредприятия ООО вправе осуществлять упрощенный кадровый документооборот.

В нашей статье вы найдете информацию о том, какие кадровые документы должны вестись в ООО и какие преференции в этой сфере получают микропредприятия. Все необходимые в ООО кадровые документы условно можно разделить на следующие группы:

  • Локальные нормативные акты:
  1. правила охраны труда работников.
  2. штатное расписание;
  3. правила внутреннего трудового распорядка;
  4. положение о защите персональных данных работников;
  • Распорядительные документы:
  1. распоряжения.
  2. приказы (о приеме на работу, предоставлении отпуска, направлении в командировку и пр.), а также документы, на основании которых они были изданы (докладные записки, акты, графики выполнения работ и пр.);
  • Документы, сопутствующие осуществлению работниками трудовой деятельности:
  1. табель учета рабочего времени;
  2. книга учета трудовых книжек и вкладышей к ним;
  3. трудовые договоры (о том, как и по какой форме они должны быть составлены, можно прочитать в статье «»);
  4. личные карточки работников, составленные по форме Т-2;
  5. график отпусков;
  6. трудовые книжки;
  7. записки-расчеты о предоставлении отпусков работникам.

Если на работу в ООО принимается работник, не имеющий российского гражданства, в перечень кадровых документов, обязательных для оформления, включается уведомление о заключении трудового соглашения с иностранцем (п.

8 ст. 13 федерального закона «О правовом положении…» от 25.07.2002 № 115).

Перечисленные выше документы составляются всеми ООО вне зависимости от того, какую деятельность они выполняют.

Обязательные кадровые документы

19 Марта 2020 в 16:39 Правильная организация кадрового делопроизводства является важной задачей кадровика. Отсутствие тех или иных бумаг может стать причиной серьезных неприятностей на предприятии. Какие существуют обязательные документы в кадровом делопроизводстве 2020 и какая предусмотрена ответственность за их отсутствие, читайте далее.

Связанные статьи Оглавление Если вы обнаружили в тексте ошибку, сообщите нам об этом, выделив ее и нажав Ctrl+Enter Для каждого работника важно иметь документальное подтверждение факта своей трудовой деятельности на предприятии.

Прежде всего оно может помочь подтвердить длительность стажа. Чем он больше, тем выше оплата больничного, а в будущем — сумма пенсии.

Перечень обязательных кадровых документов, оформляемых при заключении рабочих отношений, следующий:

  1. трудовая книжка. О правилах заполнения мы писали в статье ;
  2. личная карточка работника (форма Т-2). Бланк данной формы можно найти в нашей статье .
  3. трудовой договор. Об оформлении контракта смотрите в материале ;
  4. документы об образовании, чтобы определить, соответствует ли образование будущего сотрудника требованиям . Также предлагаем вам ознакомиться с материалом о том, как внести ;
  5. по форме Т-1;
  6. медицинская книжка. Она необходима, если работа сотрудника связана с вредными или опасными условиями труда. О том, и , вы узнаете, пройдя по ссылкам;.

Не забывайте, что каждого нового сотрудника следует под подпись ознакомить с и своевременно провести для него ! В ходе трудовой деятельности работник может быть переведен на новую должность.

В этом случае составляются следующие бумаги:

  1. дополнительное соглашение. Например, при или .
  2. приказ, на основании которого осуществляется перевод сотрудника (форма Т-5). Ознакомиться с тем, как выглядит образец заполнения данной формы, вы можете в ;

Также каждый работник имеет право на ежегодный оплачиваемый отпуск.