Акт уничтожение документов пример

Форма акта на уничтожение документов с истекшим сроком хранения образец

Бесплатная консультация по телефону:+7(499)495-49-41 Содержание Как оформить акт об уничтожении документов с истекшим сроком хранения? Зависят ли особенности процедуры от вида документации? Кто должен заниматься уничтожением служебных бумаг, и какие нормы регламентируют этот процесс?В основе деятельности любой организации лежит множество видов служебной документации.

Она регламентирует бизнес-процессы и является их подтверждением.

Именно поэтому все официальные бумаги хранятся в компании до истечения их сроков хранения.

Данная процедура строго актируется и имеет ряд важных нюансов.Для того чтобы определить, какие бумаги подлежат утилизации, необходимо провести экспертизу их ценности. В компании создают специальную экспертную комиссию, в состав которой включают не менее двух сотрудников. Состав комиссии утверждается приказом руководителя.

Впоследствии эти сотрудники будут нести ответственность за все этапы процедуры.В состав комиссии, как правило, входят: представители структурных подразделений, юрист, главный бухгалтер, кадровый специалист и сотрудник, ответственный за архивное хранение.Экспертиза ценности должна проводиться несколько раз:

по окончании календарного года и завершении формирования дел;по истечению установленных сроков хранения;

Цель оценки — удостовериться в том, что выделенная к утилизации документация не содержит актуальной и важной для компании информации и обладает завершенным сроком хранения. Узнайте, какие виды документации подлежат уничтожениюСправкаПроверка дел на предмет наличия бумаг с истекшим сроком хранения;Отбор

Образец акта на уничтожение документов

› › За годы работы любая компания накапливает лишнюю документацию, избавиться от которой правильно поможет акт об уничтожении документов.

Этот несложный в оформлении документ зафиксирует, от чего именно и каким образом избавилась фирма.

Рассказываем, в каких ситуациях и по каким причинам утилизируют утратившие силу бумаги, у кого есть такое право, что написать в акте об уничтожении и сколько его хранить.

Содержание: Деятельность любой средней или крупной компании сопряжена с бумажной работой, итогом которой становится накопление килограммов лишней документации. Часть устаревших договоров, приказов, распоряжений, отчётов не имеет никакой ценности.

Чтобы архив предприятия не зарастал лишними бумагами, важно своевременно утилизировать их.

Законная причина избавления от ненужных документов только одна — истёкший срок хранения. Никаких других оснований для избавления от приказов, актов и договоров не может быть. Перед сдачей в архив все дела проходят тщательную обработку.

Например, секретарь или архивариус должны не только сортировать их по группам, видам и годам, но и своевременно избавляться от черновиков, вторых экземпляров и копий. Учтите, что истечение срока хранения необязательно должно становиться причиной утилизации. Если документ требуется в работе, можно и нужно сохранить его.

Чтобы не загромождать архив лишними бумагами, рекомендуется своевременно уничтожать документы с истекшим сроком хранения Однако при избавлении от лишней части архива необходимо соблюсти определённый порядок. Сначала архивариусы или секретарь составляют список документации, подлежащей утилизации.

Это будут приказы, решения, договоры, отчёты с истёкшим сроком хранения (в архиве есть регламент, где указано, сколько хранятся разные виды документации).

На следующем этапе готовятся акты о выделении документов к уничтожению. Это таблица, где указаны: заголовок дела — в архивах дела сгруппированы подшивками, например, «Приказы генерального директора»;

Уничтожение бухгалтерских документов (образец акта)

→ → Актуально на: 9 ноября 2016 г. Вопросы хранения документов бухгалтерского учета мы рассматривали в .

А что делать с документами после того, как сроки их хранения истекли?

Об утилизации бухгалтерских документов расскажем в нашем материале.

Бухгалтерские документы организации, по которым срок временного хранения установлен до 10 лет включительно, считаются документами текущего характера и не включаются в архивный фонд организации. В течение данного срока они хранятся в структурных подразделениях организации, а по истечении сроков хранения уничтожаются ().

Считается, что до уничтожения документов в организации должна быть произведена экспертиза их ценности. Она проводится назначаемой руководителем организации экспертной комиссией. Эта комиссия является совещательным органом при руководителе и действует на основании положения.

Проверка ценности документов должна производиться ежегодно (). Бухгалтерские документы с истекшими сроками хранения в структурных подразделениях организации изымаются для последующего уничтожения. Важно, чтобы срок хранения документов уже истек до 31 декабря предшествующего года включительно.

Если срок хранения бухгалтерских документов истекает только в текущем году, уничтожить документы можно будет лишь в следующем (). Естественно, что документы, по которым срок хранения еще не истек, уничтожать нельзя.

В соответствии с перечнем на утилизацию составляются акты на уничтожение бухгалтерских документов. Акт на уничтожение бухгалтерских документов может быть составлен в произвольной форме.

При этом перечень уничтожаемых документов может быть как приведен в самом акте, так и отражен в описи, являющейся приложением к акту об уничтожении бухгалтерских документов.

Документы могут быть уничтожены путем их измельчения, сожжения, передачи на уничтожение в специализированную компанию и иными способами, которые также должны быть отражены в акте.

Приведем образец акта на уничтожение бухгалтерских документов. Общество с ограниченной ответственностью

Уничтожение документов с истекшими сроками хранения (акт)

> > > 07 января 2023 Уничтожение документов с истекшими сроками хранения — процедура, проводящаяся по особым правилам.

Из нашего материала вы узнаете о том, какие документы при этом потребуется оформить, для чего нужна экспертная комиссия, каким способом лучше избавиться от бумаг, а также о других нюансах этого процесса. Наша жизнь тесно связана с огромным количеством бумаг. Даже в обычной квартире можно обнаружить залежи разного рода макулатуры (к примеру, счета на оплату или копии личных документов).

Никаких особых процедур при этом соблюдать не потребуется — даже если случайно будет уничтожено что-то ценное, наказания не последует.

Правда, в такой ситуации придется потратить время и средства на восстановление утраченного документа.

Совсем иные требования предъявляются к уничтожению документов, образовавшихся в процессе деятельности различных компаний.

Избавиться от приказов, распоряжений, кадровых и первичных бухгалтерских документов, а также от множества иных документов без соблюдения особой процедуры не получится. Кроме того, уничтожить документы можно только по истечении законодательно установленных сроков их хранения.

ВАЖНО! Обязанность по сохранению архивных документов (в том числе по личному составу) в течение сроков их хранения возложена на государственные органы, органы местного самоуправления, организации и граждан, занимающихся коммерческой деятельностью, в соответствии с п. 1 ст. 17 закона «Об архивном деле в РФ» от 22.10.2004 № 125-ФЗ.

В случае несоблюдения этого закона предусмотрены различные виды ответственности (ст. 27 закона № 125-ФЗ). Какова же процедура

Акт уничтожения документов с истекшим сроком хранения

Вы здесь Документы, срок хранения которых истек, с чистой совестью можно уничтожить.

Порядок действий должен быть таким. Руководитель предприятия своим приказом утверждает состав специальной экспертной комиссии, которая должна будет решить, какие бумаги подлежат уничтожению. В комиссию включают наиболее квалифицированных специалистов, способных оценить важность тех или иных документов.

Соответствующий приказ может выглядеть так: ЗАО «Актив» Приказ 15 марта 2002 года N 43 О создании экспертной комиссии В связи с необходимостью уничтожения документов, срок хранения которых истек, приказываю: 1. Создать экспертную комиссию в составе: — председатель комиссии — юрист А.А. Иванов; — члены комиссии — главный бухгалтер О.В.

Борисова; секретарь М.И. Петрова.

2. Экспертной комиссии подготовить акт о возможности уничтожения документов, срок хранения которых истек.

Борисова; секретарь М.И. Петрова, составила настоящий акт о том, что в результате проведенной экспертной оценки подлежат уничтожению следующие документы, срок хранения которых истек (опись прилагается): 1.

Кассовые документы за 1996 год (1 папка). 2. Авансовые отчеты за 1996 год (1 папка).

3. Кассовая книга за 1996 год.

4. Журнал регистрации расходных и приходных кассовых ордеров за 1996 год. 5. Банковские документы за 1996 год (1 папка). 6. Накладные по учету товарно-материальных ценностей за 1996 год (2 папки).

7. Доверенности на получение товарно-материальных ценностей за 1996 год (1 папка). 8. Журнал учета доверенностей за 1996 год. 9. Гарантийные письма за 1996 год (1 папка).

10. Главная книга за 1996 год.

Председатель комиссии Иванов /А.А.

Иванов/ Члены комиссии: Борисова /О.В.

Акт о выделении к уничтожению документов не подлежащих хранению

19262 Акт об уничтожении документов составляется тогда, когда предприятие или организация избавляется от накопленных за годы работы бумаг. Это могут быть испорченные или утратившие свою актуальность документы, а также бумажные носители с просроченным сроком хранения.

Но все же чаще всего это архивные документы, дальнейшее хранение который потеряло смысл.

Как правило, уничтожение документов носит довольно регулярный характер, поскольку каждый год компании накапливают огромный объем бумажной документации и соответственно каждый год появляются бумаги, подлежащие уничтожению. ФАЙЛЫ Для уничтожения документов создается специальная комиссия, в состав которой должно входить не менее двух человек. Обычно это сотрудники разных структурных подразделений предприятия, в том числе и того отдела, документы которого подлежат утилизации.

Подписи каждого из них должны стоять на акте об уничтожении бумаг.

При этом не стоит забывать о том, что члены комиссии несут ответственность за уничтожаемые документы. Именно поэтому к данному процессу стоит относиться очень внимательно, чтобы не допустить утилизации бумаг, не утративших своего значения. Не нужно забывать и о том, что большинство документов следует хранить не менее пяти лет, в противном случае возможны серьезные санкции со стороны надзорных органов.

Цель ее – убедиться в том, что утилизируемые документы не имеют ценности для предприятия, не содержат никакой важной и актуальной информации, а также имеют завершёный срок хранения.

Затем составляется специальный акт, куда вносится перечень подлежащих утилизации документов и только после этого можно приступать непосредственно к процедуре. После того, как она будет успешно завершена, акт об утилизации визируется комиссией. Существуют общепринятые способы уничтожения документов.

Образец акта об уничтожении документов

Помещено в тему:

каждая организация проводит регулярно. Поэтому очень удобно иметь перед глазами образец акта об уничтожении документов для оформления результата проведенной работы. В предыдущей статье на эту тему приведены пошаговые действия.

Ниже дается образец акта, который можно будет скачать в формате doc.

Что вам надо еще знать, чтобы правильно составить акт. Типовой перечень документов 2000 года, на основании которого установлены сроки хранения дел в примере, на настоящий момент отменен в связи с введением в действие . Но, тем не менее, применяют именно его, чтобы определить сроки хранения документов, образовавшихся до выхода указанного нового типового перечня (документы за 2000—2010 годы включительно).

Новый типовой перечень является основанием для работы с документами, образующихся с 2011 года (, актов на уничтожение документов и т.п.). Это обещанный пример акта: ОТКРЫТОЕ АКЦИОНЕРНОЕ УТВЕРЖДАЮ ОБЩЕСТВО «КИКИМОРА» Генеральный директор (ОАО «Кикимора») ___________ И.О. Фамилия 22.10.2010 АКТ 18.10.2010 № 2 г.

Ярославль Отдел кадров 12 Приказы генерального директора по основной деятельности. Копии 2004 — 05-03 1 ДМН ст. 6 а 13 Приказы генерального директора о предоставлении ежегодных отпусков 2004 — 05-05 3 5 лет ст.

6 б 14 Переписка о работе с кадрами 2004 — 05-16 1 5 лет ЭПК ст.

264, 334 15 Переписка об оформлении командировок 2004 — 05-17 1 5 лет ст. 352 16 Графики отпусков 2000—2004 — 05-25 1 1 год ст.

Составление акта на уничтожение бухгалтерских документов

1. /09.04.2017

share on: Акт на уничтожение документов представляет собой перечень бумаг, отобранных на ликвидацию, с указанием их количества. В нем отражают и нормативы, на основании которых тот или иной бланк не подлежит дальнейшему хранению.

Отбор документов производит архивариус. Он подбирает документы в соответствии со статьями типового Перечня.

В акте может насчитываться более сотни позиций. Чем их больше, тем тщательнее организация относится к процедуре ликвидации бумаг.

Список указанных в акте бумаг должен в точности соответствовать реальной картине их истребления. В противном случае уничтожение характеризуется как незаконное.

За это предусмотрены штрафы и уголовное наказание. При составлении акта применяется приложение № 4 Правил работы архивов 06.02.02 (далее — Правила). К нему прилагается бумага, подтверждающая факт истребления документов.

Утверждает документ директор компании по согласованию с экспертной комиссией. Каждая организация в работе в ходе работы оформляет огромное количество всевозможных бумаг.

Со временем истекают отведенные государством сроки хранения документов, они теряют значимость и становятся ненужными.

Избавиться от них можно, проведя необходимые процедуры. Основным документом процесса уничтожения является акт о выделении бумаг.

В нем представлен перечень ликвидируемых документов и их количество.

Форма акта утверждена Правилами. При подготовке к утилизации также нужно руководствоваться Положением о порядке и сроках хранения бумаг АО, утвержденным Федеральной комиссией по рынку ценных бумаг Постановлением 3 03-33/пс от 16.07.03. в нем определено:

1. Дела в утвержденном акте на уничтожение должны располагаться отдельно от прочих бумаг. Хранятся они в специальном месте.
2. Для гарантированной сохранности документов, акты формируют после описей дел постоянного и временного хранения. Описи и акты рассматривает экспертная комиссия и утверждает директор организации.
3. Акт и описи хранят в архиве предприятия в формируемом деле.

Уничтожаем документы с экспертной комиссией и без нее

В работе каждой организации рано или поздно наступает момент, когда необходимо избавиться от старых документов и освободить место для новых.

Но понятия «старые документы» в архивном деле нет.

Есть только документы, у которых истек срок хранения. От них можно избавиться, но не сразу и не от всех. Сначала придется пересмотреть документы и выделить те, которые можно безбоязненно уничтожить.

Как бы ни было велико искушение вывезти все «старые» документы куда угодно с глаз долой, делать этого ни в коем случае нельзя – ответственность за нарушение требований законодательства о хранении документов никто не отменял. В соответствии со ст. 13.25 Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях (далее – КоАП РФ) штраф для юридического лица может составить от 200 до 300 тысяч рублей. На практике ответственность для организации может наступить, если она не предоставит какой-либо документ по запросу контролирующего органа, сославшись на то, что он потерян или уничтожен.

Именно поэтому бездумно уничтожать документы рискованно. Принимая решение об уничтожении документов, необходимо руководствоваться главным критерием – сроком хранения.

Если он истек, то документ можно отправить в шредер (или в печь) при условии, что вы правильно определили истечение срока хранения. Руководствуясь этим правилом, можно составить список документов разного «возраста», которые подлежат уничтожению в 2017 году: Год завершения в делопроизводстве Срок хранения 1941 75 лет 1971 45 лет 2006 10 лет 2011 5 лет 2013 3 года 2015 1 год Сразу выделить документы на уничтожение невозможно.

Сначала необходимо провести экспертизу ценности. При этом срок хранения станет определяющим, но не единственным критерием отбора. Документ с истекшим сроком хранения может пригодиться в дальнейшей работе.

Не исключено, что он может представлять научную, даже историческую ценность.

Установить это, а значит, и продлить срок хранения, может только экспертиза ценности (ЭЦ), которую проводит экспертная комиссия (ЭК).

Образец акта об уничтожении документов

Ни дня без инструкций × Ни дня без инструкций

1. Сервисы:

Разберем, как правильно заполнить образец акта об уничтожении бухгалтерских документов 2023 года и любых других документов бюджетной организации.

12 июля 2023 Автор: Гавриленкова Екатерина Организация в своей деятельности создает большое количество документов.

У каждого есть свой срок хранения.

По истечении этого срока, их . Ликвидация оформляется актом об уничтожении (приказ Минкультуры России от 31.03.2015 г. № 526 — приложение 21) Чтобы уничтожить бумаги в организации, необходимо провести экспертизу их ценности.

Для этого формируется экспертная комиссия, которая отбирает документацию и оформляет акт об уничтожении. Он представляет собой список всей документации, которую необходимо уничтожить.

Хранить их необходимо в отдельной папке не менее 5 лет.

1. Петров И.Н. – секретарь;
2. а также Смирнов Е.Г. и Погодин Д.Н.
3. Иванов И.И. – председатель комиссии;

По результатам экспертизы, комиссия решила утилизировать все накопившиеся банковские выписки за 2009 и 2010 год. Шаг 1. Заполним «шапку» формы: наименование организации, номер акта, место составления.

Шаг 2. Заполним строки ниже. Строка «Название фонда» заполняется при уничтожении документации в архиве.

Шаг 3. Заполним табличную часть:

1. укажем срок хранения документации и номера статей по перечню.
2. номера описей необходимо поставить, если при передаче дел в архив создавалась опись. В нашем примере графа остается пустой;
3. далее указывается номер дела, который присвоен в номенклатурном перечне;
4. укажем порядковый номер в хронологической последовательности;
5. укажем заголовок дела — необходимо внести названия бумаг, если они однородны, то их можно внести в один порядковый номер. В нашем случае заголовком будет «Банковские выписки»;
6. запишем количество единиц хранения. В нашем примере — «1 папка»;
7. заполним крайние даты — это даты окончания срока действия бумаг, в примере — 2009 и 2010 годы;

Акт списания документов на уничтожение: образец составления

Бесплатная юридическая консультация: Вся Россия » » » Акт о выделении документов и дел на уничтожение это документ который формируется по результатам экспертизы ценности документов и соответствующего отбора дел на уничтожение. В общем виде это список разновидностей документов, предполагаемых к уничтожению, с указанием их количества.

В акте на уничтожение указываются номера статей и нормативные документы, к которым относятся эти статьи. На их основании этих статей, если документ не содержит иных сведений определяется срок хранения документов. В частности указываются и годы, за которые отобраны документы в акт о выделении документов на уничтожение.

Нельзя занижать или завышать количество документов по позиции, а так же опускать некоторые позиции, даже если количество документов в них мало – при проверке этот факт легко проявляется.

Важно не допускать уничтожения документов, срок хранения которых не истек.

Если количество документов не будет соответствовать реальности, может быть сделан вывод о незаконном уничтожении документов, и документы формально будут находится в организации, а это может обернутся серьезными проблемами при запросе. Напомним, что за незаконное уничтожение документов предусмотрена административная и уголовная ответственность.

Важно учитывать, что название позиций не всегда соответствовует названию документов в применяемой к ним статье Перечня документов.

Это связано с тем, что разновидностей документов множество, а Перечень типовых документов не может охватить их все. К какой именно статье отнести конкретный документ, должен решать архивариус, проводящий процедуру отбора документов на уничтожение.

Во многих организациях есть однотипные виды документов – такие как, кассовые и банковские документы, приказы по административно-хозяйственной деятельности, заявления на отпуск и т.д. По этой причине количество позиций почти во всех организациях не может быть меньше пары десятков.

Сегодня проводится акция — консультация юристов и адвокатов 0 — рублей.

успейте получить ответ бесплатно→

Настоящая Политика конфиденциальности персональных данных (далее – Политика конфиденциальности) действует в отношении всей информации, которую сайт http://online-sovetnik.ru, (далее – Онлайн Советник) расположенный на доменном имени http://online-sovetnik.ru (а также его субдоменах), может получить о Пользователе во время использования сайта http://online-sovetnik.ru (а также его субдоменов), его программ и его продуктов.1.

Определение терминов1.1 В настоящей Политике конфиденциальности используются следующие термины:1.1.1. «Администрация сайта» (далее – Администрация) – уполномоченные сотрудники на управление сайтом http://online-sovetnik.ru, которые организуют и (или) осуществляют обработку персональных данных, а также определяет цели обработки персональных данных, состав персональных данных, подлежащих обработке, действия (операции), совершаемые с персональными данными.1.1.2.

«Персональные данные» — любая информация, относящаяся к прямо или косвенно определенному, или определяемому физическому лицу (субъекту персональных данных).1.1.3. «Обработка персональных данных» — любое действие (операция) или совокупность действий (операций), совершаемых с использованием средств автоматизации или без использования таких средств с персональными данными, включая сбор, запись, систематизацию, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), извлечение, использование, передачу (распространение, предоставление, доступ), обезличивание, блокирование, удаление, уничтожение персональных данных.1.1.4. «Конфиденциальность персональных данных» — обязательное для соблюдения Оператором или иным получившим доступ к персональным данным лицом требование не допускать их распространения без согласия субъекта персональных данных или наличия иного законного основания.1.1.5.

«Сайт http://online-sovetnik.ru» — это совокупность связанных между собой веб-страниц, размещенных в сети Интернет по уникальному адресу (URL): http://online-sovetnik.ru, а также его субдоменах.1.1.6. «Субдомены»

Акт на уничтожение документов (бланк образец 2023)

» » » Акт о выделении документов и дел на уничтожение это документ который формируется по результатам экспертизы ценности документов и соответствующего отбора дел на уничтожение.

В общем виде это список разновидностей документов, предполагаемых к уничтожению, с указанием их количества. В акте на уничтожение указываются номера статей и нормативные документы, к которым относятся эти статьи. На их основании этих статей, если документ не содержит иных сведений определяется срок хранения документов.

В частности указываются и годы, за которые отобраны документы в акт о выделении документов на уничтожение. Нельзя занижать или завышать количество документов по позиции, а так же опускать некоторые позиции, даже если количество документов в них мало – при проверке этот факт легко проявляется.

Важно не допускать уничтожения документов, срок хранения которых не истек.

Если количество документов не будет соответствовать реальности, может быть сделан вывод о незаконном уничтожении документов, и документы формально будут находится в организации, а это может обернутся серьезными проблемами при запросе. Напомним, что за незаконное уничтожение документов предусмотрена административная и уголовная ответственность.

Важно учитывать, что название позиций не всегда соответствовует названию документов в применяемой к ним статье Перечня документов.

Это связано с тем, что разновидностей документов множество, а Перечень типовых документов не может охватить их все.

К какой именно статье отнести конкретный документ, должен решать архивариус, проводящий процедуру отбора документов на уничтожение. Во многих организациях есть однотипные виды документов – такие как, кассовые и банковские документы, приказы по административно-хозяйственной деятельности, заявления на отпуск и т.д.

По этой причине количество позиций почти во всех организациях не может быть меньше пары десятков. Зачастую позиции исчисляются десятками. При том, что чем больше документов – тем больше позиций.

На количество позиций влияет и состав документов.

Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению

6887 Любая бумага имеет свой срок хранения. В архивных организациях и компаниях с продолжительной историей существования может пригодиться акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению.

В нем прописываются важные моменты, необходимые для соблюдения всей процедуры по уничтожению макулатуры.

ФАЙЛЫ Причем в архив передаются только те документы, которые не подлежат уничтожению в 10-летний отрезок времени. Все иные сдаются в центральный архив организации (при наличии такового). Но оттуда бумаги с истекшим сроком хранения тоже нужно время от времени ликвидировать, так как даже 75-летнее хранение не означает вечное.

Решение об уничтожении или переводе дел в раздел архивных принимает специально созванная комиссия.

Федеральный закон №125-ФЗ от 22 октября 2004 года предусматривает время содержания каждого вида официальной бумаги. Он описывает архивную деятельность в целом. Также Перечни утверждены:

1. Постановлением ФКЦБ №03-33/пс от 16 июля 2003 года и др.
2. Приказом Минкультуры №1182 от 31 июля 2007 года;
3. Главархивом СССР от 15 августа 1988 года – регулирует время архивного хранения государственных документов;
4. Приказом Минкультуры №558 от 25 августа 2010 года (информация содержится в указателе);

Акт в подавляющем большинстве случаев является приложением к какому-либо основному документу.

Об этом должна присутствовать пометка в правом верхнем углу. Для удобства утверждения прямо под ссылкой расположено место для подписи руководителя (с должностью и расшифровкой) и даты.